Kom igång

Här hittar du enkla och avskalade anvisningar för de åtgärder som behövs för att ta BrewOS i bruk. Anvisningen är inte tänkt att följas slaviskt, utan är ett allmänt exempel på vilka åtgärder ibruktagandet oftast kräver.

För att komma igång måste du först registrera dig som användare i BrewOS och öppna ett eget konto för ditt företag (se Mina inloggningsuppgifter). Registreringen och öppnandet av kontot är avgiftsfria.

Du behöver köpa en licens för ditt konto först när du vill bokföra en produktionssats som tappad i lager eller markera produkter som levererade från lagret.

Obs! Ett konto för vilket ingen licens har köpts stängs och raderas automatiskt om det inte har använts på 6 månader. Se närmare BrewOS-avgifter.

Användargränssnittet i korthet

Kontots sidor öppnas från huvudmenyn, som i det nya utseendet finns i sidans vänstra kant (på en smal skärm öppnas den med menyknappen i den övre raden). Menyns punkter är grupperade så här:

• hem – kontots Lägesbild
• Produktion: ingredienser, recept och satser
• Lager: lager, produkter och katalog
• Försäljning: kunder, leveranser, fakturering och rapporter
• dessutom inställningar (endast för ägare), filer och händelselogg.

I en försäljningsanvändares meny finns bara katalog, kunder och leveranser. Se Konton och användare.

I den övre raden finns:

• språkvalet: som språk för användargränssnittet och anvisningarna kan du välja finska (suomi), svenska eller engelska (English)
• Gammalt utseende – återgå till det tidigare utseendet. I det gamla utseendet heter samma ställe Nytt utseende, och med det kommer du tillbaka. Det nya utseendet är allas standard; sidornas funktioner och uppgifter är desamma i båda.
• konton – alla konton som du har åtkomst till
• ditt eget namn – Mina inloggningsuppgifter
• logga ut – logga ut.

BrewOS kommer ihåg ditt språk- och utseendeval också när du loggar in med en annan webbläsare.

(1) Inställningar

När du har skapat ett användar-ID för dig själv och ett BrewOS-konto för ditt företag lönar det sig att gå igenom alla kontots inställningar. Inställningarna hittar du på de olika flikarna under inställningar i huvudmenyn. Inställningarna syns bara för kontots ägare.

Inställningar > Företagsuppgifter

Lägg in ditt företags allmänna uppgifter i systemet. De används i olika dokument, till exempel i de fakturor och följesedlar som du skickar. Fälten på sidan är Företagets namn, FO-nummer, Punktskattenummer, E-post, Telefon (försäljning), E-fakturaadress, Postadress, Standardmeddelande för leveranser (standardtext som skrivs ut på packsedlarna) och Logotyp. Som kontaktuppgifter (e-post och telefonnummer) lönar det sig i första hand att använda försäljningens kontaktuppgifter.

Fyll i åtminstone FO-nummer: utan det kan licenser inte faktureras till kontot.

Inställningar > Fakturering

Definiera de inställningar som används i faktureringen. Inställningarna är

• Fakturanummer som faktureringen börjar från. Inställningen har betydelse bara om du använder BrewOS som faktureringssystem. Om dina fakturor går ut via ProCountor sköts fakturanumreringen i ProCountor och fältet visas inte. I stället väljer du Moms i faktureringen (Inhemsk eller Inhemsk, kontantprincip), som är standard för fakturor som förs över till ProCountor.
• Betalningsvillkor som anges som standard på nya fakturor.
• Kontonummer som visas på fakturorna som betalningsanvisning
• Standardmeddelande som bifogas de fakturor som skickas. Inställningen har betydelse bara om du använder BrewOS som faktureringssystem.

I avsnittet E-fakturor längst ner på sidan visas via vilket system fakturorna skickas (Sändning), och därifrån kommer du till inställningarna för respektive faktureringsintegration. Ett system i taget är i bruk, och det är märkt med märket I bruk.

• Maventa-inställningar – om du skickar fakturor som skapats i BrewOS som e-fakturor via Maventa
• Procountor-inställningar – se Procountor
• Netvisor-inställningar – se Netvisor
• Netbaron-inställningar – se Netbaron
• Fennoa-inställningar – se Fennoa

Se också Integrationer.

Inställningar > Betalningssätt

Om du använder BrewOS som faktureringssystem, definiera de olika betalningssätt du använder på den här sidan.

Inställningar > Kundgrupper

I BrewOS kan du gruppera kunderna i kundgrupper som du själv definierar. Grupperingen används bland annat i rapporteringen (du kan t.ex. granska försäljningen per grupp) och i prissättningen (varje grupp kan ha sin egen prissättning).

Skapa grupperna genom att ge dem namn.

En bra idé kan vara att dela in kunderna åtminstone i t.ex. "servering" och "detaljhandel". Du kan förstås också använda en noggrannare indelning om det är vettigt för din affärsverksamhet.

Genom att klicka på gruppens namn kan du också ge gruppen egna Betalningsvillkor, som används för gruppens kunder i stället för de allmänna betalningsvillkoren.

Observera att du vid behov kan skapa fler grupper också senare.

Produkter > EAN-koder

Registrera de EAN-koder du använder i systemet. Sidan för EAN-koder öppnas med knappen EAN-koder på sidan produkter. De matas in med knappen Lägg till EAN-nummerserie genom att du anger den första och den sista produktkoden i nummerområdet. Lägg bara till ditt eget företags nummerområden här. Koden för en annan tillverkares produkt registreras på produktens sida i fältet Valvira produktnummer.

När nummerområdena har skapats kan du använda dem på två olika sätt:

• du kan koppla dem till en produkt som har skapats i BrewOS; då visas produktkoden bland annat på packsedlarna.
• du kan markera dem som använda genom att skriva en anteckning för dem, t.ex. ett historiskt produktnamn, om du inte tänker föra in produkten i BrewOS.

Genom att markera alla använda koder kan du enkelt se till att koderna inte av misstag används dubbelt. Se EAN-produktkoder.

Inställningar > Myndigheter

Ange i myndighetsinställningarna

• Alkoholnäringsregistret Allu: ditt Allu-kontos apikey, om du vill skicka Valviras leverans- och tappningsanmälningar direkt från BrewOS. Se Valviraanmälningar.
• Skatteförvaltningen VeroAPI: Suomi.fi-fullmakten för att skicka punktskattedeklarationer från BrewOS. Se Suomi.fi-fullmakt för VeroAPI.
• Palpa / Småproducent: ett eventuellt medlemskap i Palpa eller status som registrerad småproducent, som befriar dig från dryckesförpackningsskatt. I samma avsnitt kan du dölja påminnelserna om dryckesförpackningsskattens tidsfrister på startsidan.
• Detaljhandelstillstånd: ditt detaljhandelstillståndsnummer, om du också bedriver detaljhandel.

Småbryggerinedsättningen anges inte längre i myndighetsinställningarna. BrewOS bestämmer nedsättningsklassen för varje produktionssats utifrån hur mycket öl som har producerats under året. Årets uppgifter, som öl som producerats utanför BrewOS, registreras på sidan Rapporter > Småbryggerinedsättning och dryckesförpackningsskattelättnad. Se Punktskattedeklarationer.

Lagrens lagernummer hos Valvira och Skatteförvaltningen anges på respektive lagers egen flik Inställningar (se Lager av färdiga produkter nedan).

Inställningar > Användare

Lägg till alla de personer som arbetar med ditt företag med knappen skapa ny användare. Du kan ge de personer du vill åtkomst till ditt BrewOS-konto genom att också lägga till deras e-postadresser och en roll (Ägare, Basanvändare eller Försäljningsanvändare), så får de per e-post en inbjudan att logga in i tjänsten och välja ett lösenord.

Om du inte anger personens e-postadress syns hon eller han bara som anställd, t.ex. på uppgiftslistor. Se Konton och användare.

Inställningar > Licens

På licenssidan kan du lägga till licenser och tjänstekrediter på ditt konto. Dem behöver du ändå inte genast, utan först när du bokför tappningar i lager eller lämnar ut produkter för leverans från ditt lager.

Inställningar > AI-agenter

Här kopplar du ditt BrewOS-konto till en AI-assistent, som Claude eller ChatGPT, och administrerar de agenter och andra applikationer som du har gett åtkomst till kontots uppgifter. Varje användare ser och administrerar bara sina egna anslutningar. Se OAuth och AI-gränssnittet (MCP).

Inställningar > Webbutiker

Om du har en egen webbutik kan du koppla den till BrewOS: webbutiken hämtar produkter, priser och lediga saldon från BrewOS och förmedlar beställningarna till BrewOS som leveranser. Lägg till webbutiken på den här sidan och ge dess API-nyckel till den som bygger webbutiken. Anvisningen för utvecklaren är utvecklarguiden för webbutiks-API:t.

Inställningar > Dataexport

Här kan du ladda ner alla kontots uppgifter som en enda fil. Se Export av uppgifter.

(2) Produkter

Efter inställningarna lönar det sig att skapa alla produkter i BrewOS, eftersom åtgärder som gäller produkterna, som lagerbokföringar eller prissättning, kan göras först efter det.

OBS !! Innan du skapar produkter lönar det sig att förstå att BrewOS produktbegrepp har två nivåer: när du skapar den första produkten skapar du samtidigt dess första förpackningsform. Om du erbjuder samma öl också i andra förpackningsformer, skapa inte den nya förpackningsformen som en ny produkt, utan lägg till den nya förpackningsformen från den ursprungliga produktens hemsida med knappen skapa ny förpackningsstorlek / -typ.

När du skapar en ny förpackningsstorlek eller -form för en befintlig produkt behandlar systemet ölet i dem som samma öl. Det gör det bland annat möjligt att rapportera internt per öl i stället för per förpackning.

Lager av färdiga produkter

Bokför ditt befintliga lager av färdiga produkter i BrewOS lagerbokföring, så kan du sedan börja bokföra leveranser till dina kunder.

Ett nytt konto har ännu inga lager. Skapa lagren på sidan lager i huvudmenyn med knappen Skapa nytt lager. Öppna sedan lagrets flik Inställningar och ange lagrets lagernummer från Valvira (Valvira) och Skatteförvaltningens lagernummer (Skatteförvaltningen). De behövs i myndighetsanmälningarna.

Ingående lager görs lager för lager om du har flera lager. Välj Färdiga produkter för lagret på sidan lager. Det öppnar lagrets vy för färdiga produkter (Ingredienser öppnar råvaruvyn).

Bokför varje enskild produkt separat på fliken Poster i vyn för färdiga produkter. Välj den produkt som ska bokföras bland de produkter du har registrerat i BrewOS, ange antalet produkter som ska bokföras och tryck på Bokför.

Om du vill kan du också ange en kostnad för varje bokföring. Kostnaden anges som produktionskostnad för hela bokföringen exkl. moms och punktskatt. Kostnaden används för att beräkna lagrets värde och i täckningsberäkningen.

Förklaringen är också valfri för en bokföring, men det lönar sig att skriva i den att det gäller ingående lager, så att du senare kan skilja produkterna från produkter som skapats via BrewOS.

OBS !! Ett manuellt tillagt inköpsparti beaktas som standard inte i tappningsanmälan! Om en del av produkterna ännu inte har rapporterats i en tappningsanmälan och du vill ta med dem i den anmälan som BrewOS gör, kryssa för Ta med detta parti i tappningsanmälan.

Om partiet inte tas med i tappningsanmälan (till exempel ingående lager eller köpt öl), välj under Småbryggerinedsättning den nedsättningsklass i vilken partiets öl deklareras i punktskattedeklarationen. Ett parti som tas med i tappningsanmälan är egen produktion och får sin klass automatiskt.

Prissättning

Prissättning är i sig inte obligatorisk, eftersom du också kan ange priser separat för varje leverans. Det är ändå långsamt och utsatt för mänskliga fel.

Till att börja med är det vettigt att ge alla produkter ett "Allmänt pris" på sidan produkter (vyn Priser och lager). Det allmänna priset används alltid, om inte leveransens kund har ett avtalspris eller kundens eventuella kundgrupp har ett kundgruppspris. Klicka på cellen för allmänt pris på produktraden och mata in produktens partipris exkl. moms.

Om du har definierat kundgrupper kan du välja dem en i taget i rullgardinsmenyn till höger om kolumnen "Allmänt pris". Därefter kan du klicka på produktradens cell i rullgardinsmenyns kolumn och mata in det pris som gäller för produkten i den kundgruppen.

Kundspecifika avtalsprislistor skapas via kundens hemsida.

(3) Kunder

Observera att BrewOS definierar kunder per FO-nummer. Samma FO-nummer kan inte användas för två olika kunder i BrewOS.

En kund kan däremot ha flera leveransplatser. Ett restaurangbolag kan till exempel ha flera olika restauranger som var och en är en egen leveransplats, men kunden är alltid densamma så länge FO-numret är detsamma.

En ny kund skapas på sidan kunder i huvudmenyn med knappen skapa ny kund. När du anger FO-numret hämtar BrewOS företagets officiella namn och postadress från YTJ och varnar om det redan finns en kund med samma FO-nummer eller om företaget inte har något gällande alkoholtillstånd. Du kan också söka kunden i Valviras tillståndsregister med valet bläddra i alkoholtillståndsregistret. Utländska kunder skapas med knappen Skapa exportkund (se Exportkunder).

Tidigare kunder

I regel behöver du inte föra in gamla kunduppgifter i BrewOS när du börjar använda tjänsten. Kunder kan skapas i BrewOS allteftersom du gör leveranser till dem.

Kunduppgifter förs inte in från ekonomiförvaltningsprogrammet till BrewOS, utan kunderna underhålls i BrewOS. Om du fakturerar via ProCountor eller Netvisor och ditt ekonomiförvaltningsprogram har en kund med samma FO-nummer när du fakturerar en ny leverans, kopplar BrewOS till den och lägger fakturan som skapas på den kunden i ekonomiförvaltningsprogrammet. Annars skapar BrewOS kunden i ekonomiförvaltningsprogrammet. På så sätt förblir faktureringshistoriken obruten i ekonomiförvaltningsprogrammet.

(4) Produktioner

Om du har pågående eller nyligen avslutade produktioner kan du om du vill skapa också dem i BrewOS. Det kan vara nyttigt, eftersom du, även om du inte bokför allt som är möjligt i produktionsbokföringen, som råvaruförbrukning, ändå kan numrera och tappa dem i BrewOS.

Troligen är det ändå enklare att börja bokföra produktioner i BrewOS först från nästa nya produktion som inleds.

Se också Dagliga rutiner och Lägesbild.