Päivittäiset rutiinit BrewOS:issa

BrewOS toimii parhaiten, kun tiedot kirjataan mahdollisimman lähellä sitä hetkeä, jolloin työ tapahtuu. Tämän ohjeen tarkoitus on auttaa muodostamaan selkeä päivittäinen rytmi: mitä tarkistetaan aamulla, mitä kirjataan työn aikana ja mitä varmistetaan päivän päätteeksi.

Ohjetta ei tarvitse seurata mekaanisesti. Valitse siitä omaan tuotantoon sopivat kohdat ja tee niistä yrityksen yhteinen käytäntö.

Aamun tarkistukset

Aloita päivä avaamalla tilin koti-sivu. Sen Tilannekuva näyttää yhdellä silmäyksellä keskeneräiset toimitukset tiloittain, tietojen puutteet, lähestyvät viranomaisilmoitusten määräpäivät ja seuraavat tuotannon vaiheet.

Käy sen lisäksi läpi ainakin nämä:

• Tehtävälistat: mitä tehtäviä kullekin henkilölle on merkitty tälle viikolle. Tehtävälistoille ei ole linkkiä päävalikossa. Avaa ne lisäämällä selaimen osoiteriville tilin osoitteeseen tilinumeron perään /tyolistat (esimerkiksi https://brewos.fi/123/tyolistat, jossa 123 on tilisi numero). Uudessa ulkoasussa pääset niille myös yksittäisen työmääräyksen sivun Tehtävälistat-painikkeella. Tuotantoerän omat tehtävät löytyvät tuotantoerän Tehtävät-välilehdeltä.
• Keskeneräiset toimitukset: onko tilauksia, jotka odottavat poimintaa tai toimitetuksi merkitsemistä. Tilannekuvan toimitusruuduista pääset suoraan kunkin tilan toimituksiin. Uuden ulkoasun Odottaa poimintaa -rajauksessa painike Luo poimintalista kokoaa valitsemiesi toimitusten tuotteet yhdeksi tuotekohtaiseksi listaksi, jonka voit tulostaa varastolle.
• Varastosaldot: riittävätkö valmisteet päivän toimituksiin ja riittävätkö ainesosat suunniteltuihin tuotantoihin.
• Laskutus: onko toimitettuja mutta laskuttamattomia toimituksia (päävalikon toimitukset-sivun rajaus Laskuttamatta) tai avoimia myyntisaatavia, jotka vaativat toimenpiteitä.

Jos useampi henkilö käyttää samaa BrewOS-tiliä, aamun tarkistus kannattaa tehdä aina samasta näkymästä ja samalla tavalla. Silloin poikkeamat erottuvat nopeasti.

Tuotannon aikana

Tuotannon kirjaamisessa tärkeintä on säilyttää tapahtumien järjestys:

1. Luo tai käynnistä tuotantoerä ennen kuin alat kirjata siihen liittyviä tapahtumia.
2. Kirjaa mittaukset ja muistiinpanot tuotantoerälle silloin, kun ne syntyvät.
3. Varaa ja kuluta ainesosia tuotannon todellisen käytön mukaan.
4. Kirjaa astiointi vasta, kun astioitu määrä ja pakkausmuoto ovat varmistuneet. Astioinnin kirjaaminen varastoon kuluttaa tilin käyttöoikeuslitroja.

Jos jokin tieto ei ole vielä varma, käytä muistiinpanoa mieluummin kuin arvausta. Myöhemmin korjattava arvio voi vaikuttaa raportteihin, varastosaldoihin ja kustannuksiin.

Toimitusten käsittely

Toimituksissa kannattaa erottaa kolme asiaa toisistaan:

• Tilaus kertoo, mitä asiakkaalle on tarkoitus toimittaa.
• Poiminta kirjaa, mistä varastosta ja mistä eristä tuotteet otetaan, ja vähentää ne varastosaldosta. Toimitus siirtyy tilaan odottaa toimitusta.
• Toimitetuksi merkitseminen muodostaa tarvittavat verotilitapahtumat ja kuluttaa tilin käyttöoikeuslitroja. Jos käyttöoikeus ei riitä, toimitusta ei voi merkitä toimitetuksi.

Älä merkitse toimitusta toimitetuksi ennen kuin tuotteet ovat oikeasti lähteneet asiakkaalle. Toimitetuksi merkitseminen vaikuttaa raportointiin, joten se on hyvä pitää mahdollisimman täsmällisenä ajankohtana.

Päivän päätös

Päivän lopuksi kannattaa tehdä lyhyt tarkistus:

• Onko kaikki päivän tuotanto- ja astiointitapahtumat kirjattu?
• Onko poimitut toimitukset joko toimitettu tai jätetty selkeästi odottamaan?
• Onko poikkeuksista, rikkoutumisista tai hävikistä tehty muistiinpano tai varastokorjaus?
• Onko toimitetut toimitukset laskutettu toimituksen laskuta-painikkeella tai, jos lasku on tehty muualla, merkitty Merkitse laskutetuksi -toiminnolla?
• Näyttääkö tapahtumalogi siltä, että päivän tärkeimmät toimet ovat jäljitettävissä?

Lyhytkin päätösrutiini vähentää myöhempää selvittelyä. Erityisesti kuukauden vaihteessa pienet päivittäiset tarkistukset helpottavat viranomaisraporttien läpikäyntiä.

Hyvä nyrkkisääntö

Kirjaa BrewOS:iin se, minkä haluat myöhemmin pystyä todistamaan tai selvittämään. Tämä koskee erityisesti varastosaldoja, astiointeja, toimituksia, asiakaspalautuksia ja viranomaisraportteihin vaikuttavia tapahtumia.

Katso myös Tilannekuva, Tuotantoerät, Toimitukset, Raportointi ja Tapahtumalogi.