Integraatiot ja ulkoiset järjestelmät
BrewOS voi toimia yhdessä taloushallinnon, verkkolaskutuksen ja muiden ulkopuolisten työkalujen kanssa. Integraatioiden tarkoitus on vähentää käsityötä: samaa asiakas-, toimitus- tai laskutietoa ei tarvitse syöttää useaan paikkaan.
Tämä ohje auttaa hahmottamaan, mitä integraatioita kannattaa käyttää ja mitä ennen käyttöönottoa on hyvä tarkistaa.
Milloin integraatio kannattaa ottaa käyttöön?
Integraatio on hyödyllinen, kun jokin tieto kulkee toistuvasti BrewOS:in ja toisen järjestelmän välillä. Tyypillisiä tilanteita ovat:
- laskujen lähettäminen taloushallintoon,
- verkkolaskujen välittäminen asiakkaille,
- asiakkaiden perustaminen taloushallintoon laskujen mukana,
- laskujen maksutietojen hakeminen taloushallinnosta BrewOSiin,
- myynti- tai varastotietojen lukeminen raportointiin,
- verkkokaupan tilausten välittäminen BrewOSiin,
- tekoälyavustajan tai automaation käyttäminen BrewOS-tietojen käsittelyyn.
Jos tapahtumia on vain harvoin, käsin tehtävä vienti tai yksittäinen laskun lataaminen voi olla yksinkertaisempi ratkaisu.
Taloushallinto ja verkkolaskutus
BrewOS tukee useita laskutukseen liittyviä yhteyksiä. Käytettävä vaihtoehto riippuu siitä, missä varsinainen kirjanpito ja laskujen lähetys tehdään. Tilillä voi olla käytössä yksi laskutusjärjestelmä kerrallaan, ja se valitaan kohdassa Asetukset > Laskutus.
- Maventa: BrewOSissa hyväksytyt laskut lähetetään verkkolaskuina Maventan kautta. Hyvitykset ja suoritusten kirjaus tehdään BrewOSissa.
- Netbaron: BrewOSissa hyväksytyt laskut lähetetään Netbaroniin. Hyvityslaskut tehdään BrewOSissa.
- ProCountor: laskuvedokset siirretään ProCountoriin, joka numeroi laskut.
- Netvisor: laskuvedokset siirretään Netvisoriin laskuluonnoksiksi, ja Netvisor numeroi laskut.
- Fennoa: laskuvedokset siirretään Fennoaan laskuluonnoksiksi, ja Fennoa numeroi laskut.
ProCountorista, Netvisorista ja Fennoasta BrewOS hakee laskujen maksutiedot automaattisesti, joten maksutilanne ja myyntisaatavat näkyvät myös BrewOSissa, katso Suoritukset.
Valittu järjestelmä vaikuttaa siihen, voiko BrewOSissa hyväksyä ja hyvittää laskuja ja kirjata suorituksia. Katso vertailutaulukko Laskutus-ohjeesta.
Asiakastietoja ylläpidetään BrewOSissa, eikä niitä tuoda taloushallinto-ohjelmistosta BrewOSiin. Kun lasku siirretään taloushallintoon, BrewOS yhdistää asiakkaan siellä jo olevaan asiakkuuteen tai perustaa sen automaattisesti.
Ennen käyttöönottoa varmista:
- laskunumerointi: tuleeko numero BrewOS:ista vai ulkoisesta järjestelmästä,
- asiakastietojen kohdistus: käytetäänkö Y-tunnusta, verkkolaskuosoitetta vai taloushallinnon omaa asiakastunnusta,
- maksuehdot ja maksutavat,
- arvonlisäverokannat ja mahdolliset alennukset,
- kuka vastaa virheellisten laskujen korjaamisesta.
Katso tarkemmat ohjeet Laskutus, Maventa, Netbaron, ProCountor-integraatio, Netvisor ja Fennoa.
MCP ja tekoälytyökalut
BrewOS:in MCP-rajapinnan avulla tekoälyavustaja tai muu ohjelma voi lukea ja päivittää tilin tietoja käyttäjän luvalla. Käyttötapoja voivat olla esimerkiksi:
- tuotteiden, asiakkaiden tai varastosaldojen hakeminen,
- uuden asiakkaan perustaminen,
- tuotantoerän tietojen tarkistaminen,
- maksusuorituksen kirjaaminen, kun suoritukset kirjataan BrewOSissa (Maventa),
- raportointia tukevien yhteenvetojen kokoaminen.
Rajapintaan yhdistetään OAuth-kirjautumisella, ja pääsy toimii aina käyttäjän omilla oikeuksilla.
Lue tarkempi ohje: OAuth ja tekoälyrajapinta (MCP).
Muut yhteydet
- Asetukset > Verkkokaupat (vain tilin omistajalle): oma verkkokauppasi voi hakea BrewOSista tuotteet, hinnat ja vapaat saldot sekä välittää tilaukset BrewOSiin toimituksiksi. Jokaisella verkkokaupalla on oma API-avaimensa, ja verkkokaupan toteuttajalle on oma kehittäjän ohje, jonka linkin voit lähettää hänelle.
- Asetukset > Viranomaiset: alkoholielinkeinorekisteri Allun API-avain sekä Verohallinnon VeroAPI-yhteys valmisteveroilmoituksia varten, katso VeroAPI:n Suomi.fi-valtuutus.
Hyvä käyttöönottojärjestys
Kun otat uuden integraation käyttöön, etene rauhassa:
- Tarkista BrewOS-asetukset ja yrityksen perustiedot.
- Luo tarvittavat tunnukset tai avaimet ulkoisessa järjestelmässä.
- Lisää tunnukset BrewOS:iin ja tallenna asetukset.
- Tee yksi pieni testitapahtuma.
- Tarkista tulos sekä BrewOS:issa että ulkoisessa järjestelmässä.
- Vasta testin jälkeen siirrä normaali työ integraation kautta.
Testaa erityisesti laskun loppusumma, arvonlisävero, alennukset, asiakkaan tiedot ja verkkolaskuosoitteet. Pieni testilasku kertoo enemmän kuin pitkä asetusten läpikäynti.
Seuranta ja virhetilanteet
Integraatio voi epäonnistua esimerkiksi virheellisen tunnuksen, puuttuvan asiakastiedon, muuttuneen verkkolaskuosoitteen tai ulkoisen palvelun häiriön vuoksi.
Jos yhteys ei toimi:
- tarkista ensin, ovatko tunnukset ja asetukset oikein,
- katso BrewOS:in antama virheilmoitus,
- tarkista ulkoisen järjestelmän loki tai virhelista,
- kokeile pienellä testitapahtumalla,
- älä lähetä samaa laskua useita kertoja ennen kuin tiedät, syntyikö se jo ulkoiseen järjestelmään.
Jos taloushallinto estää laskujen maksutietojen haun (esimerkiksi puuttuvan oikeuden tai vanhentuneen tunnuksen vuoksi), BrewOSin etusivulla ja Suoritukset-sivulla näkyy ilmoitus ja linkki korjausohjeeseen.
Kirjaa poikkeustilanteista tarvittaessa muistiinpano tai tarkista tapahtumaloki. Näin myöhemmin on helpompi selvittää, mitä on lähetetty ja milloin.
Katso myös Laskutus, Asiakkaat, Tietoturva ja OAuth ja tekoälyrajapinta (MCP).