Rätta fel och stämma av uppgifter

I BrewOS registreras många händelser som påverkar lagret, faktureringen och myndighetsrapporterna. Ändå kan fel inträffa: fel mängd, fel kund, fel lager eller en saknad registrering. Det viktigaste är att rätta felet så att händelsekedjan förblir begriplig.

Den här guiden hjälper dig att välja rätt sätt att rätta.

Först: ta reda på i vilket skede felet är

Kontrollera före rättelsen:

• Är händelsen fortfarande i utkastskedet eller har den redan låsts, plockats, levererats, fakturerats eller rapporterats?
• Påverkar felet lagersaldot, fakturan, kundens uppgifter, produktionssatsen eller skattekontot?
• Har felet hunnit överföras till ett externt system, såsom ProCountor, Netvisor eller Maventa?
• Syns händelsen i händelseloggen, där du kan kontrollera vem som gjorde ändringen och när?

Ju längre händelsen har framskridit, desto försiktigare bör man rätta den.

Fel i leveranser

Om leveransen fortfarande är pågående rättar du produkter, mängder och priser direkt i leveransen.

Raderna i en låst leverans kan inte redigeras. Om leveransen väntar på plockning återför du den för redigering med Återför för redigering (i ⋯-menyn, Fler åtgärder) och rättar raderna. Om leveransen redan har plockats och väntar på leverans kan du göra om plockningen med knappen Avbryt och plocka på nytt, till exempel om produkterna plockades från fel lager eller parti. En leverans som ännu inte har levererats kan också annulleras helt med Avbryt.

Om leveransen redan har markerats som levererad ska du alltid kontrollera effekterna:

• Lagersaldot har ändrats.
• Händelser har uppstått på skattekontot.
• Leveransen kan redan ha fakturerats eller överförts till faktureringssystemet.

Då är det tydligaste sättet ofta att göra en rättande händelse, till exempel en kundretur, en kreditering i faktureringssystemet eller en separat lagerkorrigering. På så sätt syns både den ursprungliga händelsen och rättelsen.

Om en levererad leverans annulleras helt (Avbryt i ⋯-menyn och en bekräftelse) återför BrewOS produkterna till lagret, tar bort leveransens skattehändelser och återför de licensliter som leveransen förbrukade. Litrarna återförs till den licens som de togs från: om den redan har gått ut kan de återförda litrarna inte längre användas. Annulleringen tar också bort leveransens mängder från rapporterna i BrewOS för perioder som redan har rapporterats, men en anmälan som redan lämnats måste rättas separat.

Om en leverans av misstag har markerats som fakturerad tar du bort markeringen med Ångra faktureringen. Den tar endast bort markeringen: ett fakturautkast eller en faktura som redan skapats förblir oförändrad.

Fel i tappningen

Om tappningen har registrerats fel kan den ångras på produktionssatsens flik Tappning med radens borttagningsknapp så länge inga andra händelser har registrerats för det tappade partiets lagersaldo (till exempel leveranser eller överföringar). Annars visas inte knappen, och saldot rättas med en lagerkorrigering. Ångrandet gör en korrigeringspost i lagret och återför de licensliter som tappningen förbrukade på samma villkor som vid annullering av en leverans.

Tappningar är produktionsbokföringar i småbryggeribokföringen. Om du ångrar en tappning eller bokför en i efterhand på en tidigare dag kan småbryggerinedsättningens klass för senare partier ändras. Kontrollera då Att korrigera på sidan Rapporter > Småbryggerinedsättning och dryckesförpackningsskattelättnad (se Punktskattedeklarationer).

Fel i lagersaldot

Om det fysiska lagret och saldot i BrewOS inte stämmer överens ska du först ta reda på orsaken:

• saknas någon leverans eller tappning?
• har plockningen gjorts från fel lager eller fel parti?
• har produkter gått sönder, försvunnit, blivit för gamla eller använts för något annat ändamål?
• har det ingående lagret registrerats för stort eller för litet?

När orsaken är känd använder du i första hand en händelse som beskriver det verkliga läget. Om det är fråga om en inventeringsdifferens gör du en inventering eller en lagerkorrigering och skriver i förklaringen varför korrigeringen görs.

Om för många produkter ursprungligen har bokförts i lagret tar du bort överskottet på lagrets flik Uttag med koden KVK (Rättelse av bokföringsfel). Ett sådant uttag deklareras inte i punktskattedeklarationen. Ett uttag för oförklarad konsumtion (8§7mom) kan ändras till en rättelse av bokföringsfel inom två månader. Se Lager.

Fel i faktureringen

Om fakturan ännu inte har skickats rättar du leveransen eller fakturan före sändningen.

Om fakturan redan har skickats till kunden eller överförts till en extern ekonomiförvaltning beror sättet att rätta på ekonomiförvaltningens praxis. Ofta är det rätta sättet att:

• göra en kreditnota för den felaktiga fakturan,
• skapa en ny rättad faktura, eller
• bokföra en separat betalning eller kreditering om det gäller en betalning.

BrewOS kan inte alltid ändra en faktura som redan har överförts till ett externt system. Kontrollera därför rättelsen också i det faktureringssystem som du använder.

Fel på skattekontot och i myndighetsanmälningar

Myndighetsanmälningarna sammanställs av skattekontots händelser och lagerbokföringarna. Rätta i första hand felet vid källan (leverans, produkt, lagerbokföring), eftersom det också rättar kommande anmälningar. En enskild skattehändelse kan rättas på sin egen sida, och sidan föreslår rättelser av brister. Se Rapportering.

Om periodens anmälan redan har lämnats ändrar rättelsen den inte:

• En punktskattedeklaration som skickats till VeroAPI rättar du genom att skicka en ersättande deklaration för perioden. Se Punktskattedeklarationer.
• En Valviraanmälan som skickats via Allu rättar du genom att skapa och skicka en ny anmälan för perioden, som ersätter den tidigare. Se Valviraanmälningar.
• En anmälan som lämnats direkt i MinSkatt eller Allu rättar du där.

Fel i kund- och produktuppgifter

Kund- och produktuppgifter kan vanligen rättas direkt på deras egna sidor. Var ändå noggrann om uppgiften redan har synts i dokument eller rapporter:

• FO-numret påverkar identifieringen av kundförhållandet.
• Leveransplatsens uppgifter syns i leveransdokumenten.
• Produktens EAN-kod och skatteuppgifter kan påverka rapporteringen. Ett ändrat Valvira-produktnummer uppdateras också i skattehändelserna för de månader vars leveransanmälan ännu inte har skickats.
• Priserna påverkar nya leveranser, men inte nödvändigtvis gamla, redan låsta leveranser.

Om rättelsen ändrar tolkningen av det förflutna ska du skriva en anteckning om händelsen eller säkerställa att ändringen syns i händelseloggen.

Rutiner för avstämning

En bra avstämningsrytm minskar antalet fel:

• Stäm av lagret för färdiga produkter åtminstone vid månadsskiftet.
• Kontrollera att levererade men ofakturerade leveranser hanteras regelbundet.
• Kontrollera öppna kundfordringar och bokför betalningarna i tid.
• Gå igenom myndighetsrapporterna innan de skickas.
• Använd alltid förklaringar när du gör en exceptionell rättelse.

Målet med en rättelse är inte bara att få siffran rätt, utan också att lämna ett begripligt spår av varför siffran ändrades.

Se också Inventering, Leveranser, Fakturering, Betalningar, Rapportering och Händelselogg.