Laskutus

BrewOSissa voit laatia asiakkaillesi myyntilaskuja joko toimitusten pohjalta tai vapaasti asiakkaan sivulta. Laskutukseen kuuluvat

• laskujen luominen, muokkaaminen ja hyväksyminen,
• laskujen lähettäminen verkkolaskuna tai siirtäminen taloushallinnon ohjelmistoon,
• hyvityslaskut,
• asiakkaiden suoritusten kirjaaminen ja myyntisaatavien seuranta.

Se, mitkä näistä toiminnoista ovat käytössäsi, riippuu tilillesi valitusta laskutusjärjestelmästä (katso alla).

Laskutusominaisuudet on toteutettu siten, että ne täyttävät Verottajan laskutusvaatimukset.

BrewOSin laskutusominaisuudet eivät kuitenkaan kata kaikkia tilanteita, jotka liittyvät esimerkiksi toisiin EU-maihin kohdistuvaan myyntiin.

Ota tarvittaessa yhteyttä ylläpitoon, jos tarvitset lisätietoja laskutusominaisuuksien kattavuudesta eri tilanteissa.

Ennen kuin aloitat: asetukset

Laskutuksen asetuksia voi muuttaa vain käyttäjä, jolla on tilin omistajan rooli.

Asetukset > Laskutus

• Laskunumero – seuraavaksi hyväksyttävän laskun numero. Numeron on oltava vähintään 100. Kenttää ei näytetä, jos käytössä on ProCountor.
• Maksuehto – oletusmaksuehto päivinä laskun päiväyksestä.
• Tilinumero – IBAN, joka tulee laskulle maksuohjeeksi. BrewOS tarkistaa numeron oikeellisuuden tallennettaessa.
• Vakiosaate – vapaaehtoinen teksti, joka lisätään jokaisen uuden laskun loppuun.
• ALV laskutuksessa – näkyy vain ProCountoria käytettäessä, katso ProCountor-integraatio. Paina lopuksi Tallenna muutokset.

Sivun alaosan Verkkolaskut-osiossa kohta Lähetys näyttää, mikä laskutusjärjestelmä on käytössä (tai "ei lähetetä"). Järjestelmän asetukset avataan osion ruuduista (Maventa, ProCountor, Netvisor, Netbaron, Fennoa); käytössä olevassa järjestelmässä on merkintä Käytössä.

Asetukset > Maksutavat

Maksutapoja tarvitaan laskun maksuohjeen valintaan ja suoritusten kirjaamiseen. Lisää maksutapa lomakkeella Lisää uusi maksutapa valitsemalla Tyyppi ja antamalla Nimi. Tyyppivaihtoehdot ovat Yrityksen oma pankkitili, Yrityksen käteiskassa ja Laskufaktorointipalvelu.

Luo ainakin yksi maksutapa tyypillä Yrityksen oma pankkitili: vain tämä tyyppi kantaa mukanaan laskutusasetusten tilinumeron, joka tulostuu laskulle maksuohjeeksi. Olemassa olevien maksutapojen nimeä ja tyyppiä voi muuttaa listassa; tallenna muutokset painikkeella Tallenna muutokset. Painike Poista poistaa maksutavan valikoista, mutta jo kirjatut suoritukset säilyttävät maksutapansa.

Laskutusjärjestelmä ratkaisee, mitä BrewOSissa voi tehdä

Tilillä voi olla käytössä yksi laskutusjärjestelmä kerrallaan. Järjestelmä otetaan käyttöön tallentamalla sen asetussivu, ja tallentaminen vaihtaa samalla aiemmin käytössä olleen järjestelmän. Kun lasku numeroidaan ulkoisessa taloushallinnon ohjelmistossa, myös hyvitykset ja maksujen kirjaus hoidetaan siellä. ProCountorista, Netvisorista ja Fennoasta BrewOS hakee laskujen maksutiedot automaattisesti, joten maksutilanne näkyy myös BrewOSissa.

Asiakastietoja ylläpidetään BrewOSissa, eikä niitä tuoda taloushallinto-ohjelmistosta BrewOSiin. Kun lasku siirretään taloushallintoon, BrewOS yhdistää asiakkaan siellä jo olevaan asiakkuuteen tai perustaa sen automaattisesti.

Laskutusjärjestelmä	Kuka numeroi laskun	Lähetys BrewOSista	Hyvityslasku BrewOSissa	Suoritukset BrewOSissa
Ei valittu ("ei lähetetä")	BrewOS (Hyväksy)	Ei – lataa PDF ja toimita itse	Ei	Ei
Maventa	BrewOS (Hyväksy)	Lähetä verkkolasku	Kyllä (Hyvitä, kun laskulla on avointa summaa)	Kyllä – kirjataan käsin
Netbaron	BrewOS (Hyväksy); Netbaron voi korvata numeron omallaan	Lähetä Netbaroniin	Kyllä (Hyvitä)	Ei
ProCountor	ProCountor	Lähetä ProCountoriin	Ei – tee ProCountorissa	Haetaan ProCountorista
Netvisor	Netvisor	Lähetä Netvisoriin	Ei – tee Netvisorissa	Haetaan Netvisorista
Fennoa	Fennoa	Siirrä Fennoaan	Ei – tee Fennoassa	Haetaan Fennoasta

Laskutus-osion välilehdet Suoritukset ja Myyntisaatavat, asiakkaan laskulistan sarakkeet Suoritukset ja Avoimena sekä asiakkaan Suoritukset-välilehti näkyvät Maventaa, ProCountoria, Netvisoria ja Fennoaa käytettäessä. Painike Kirjaa suoritus näkyy vain Maventaa käytettäessä; muissa suoritukset haetaan taloushallinnosta. Katso Suoritukset.

Laskun luominen

Lasku luodaan jommallakummalla tavalla:

1. Toimituksesta: avaa toimitus ja paina laskuta. Painike näkyy toimitetulla toimituksella, jota ei ole vielä merkitty laskutetuksi; toimitettavaksi lukitun toimituksen voi laskuttaa myös ⋯-valikosta. Jos toimituksen rivin hinta näyttää vastaavan yksittäistä pakkausta monipakkauksen sijaan (tai päinvastoin), BrewOS ei luo laskua heti vaan näyttää ilmoituksen Tarkista monipakkaus: korjaa toimituksen rivit tai paina Laskuta silti. Jos toimitukselle on jo keskeneräinen laskuvedos, BrewOS avaa sen uuden luomisen sijaan. Jos toimituksella on jo hyväksytty lasku (laskutettu-merkintä on poistettu painikkeella Peru laskutus), BrewOS ei luo uutta laskua heti vaan näyttää ilmoituksen Toimitus on jo laskutettu ja kertoo, miten aiempi lasku mitätöidään hyvityslaskulla. Painikkeella Luo uusi lasku silti voit laskuttaa toimituksen uudelleen; hyvitä silloin aiempi lasku, ettei asiakasta laskuteta kahdesti.
2. Asiakkaan sivulta: avaa asiakas ja paina uusi lasku. Näin laskutat muita kuin toimitukseen perustuvia rivejä.

Toimituksen rivit kopioidaan laskulle vain kerran, laskua luotaessa. Jos toimitusta muutetaan sen jälkeen, laskuvedokselle tulee ilmoitus Laskun tuoterivit eivät vastaa toimitusta. Peru silloin vedos ja laskuta toimitus uudelleen, tai korjaa laskun rivit. Jos vedos on jo siirretty Netvisoriin tai Fennoaan, poista se ensin sieltä ja palauta muokattavaksi (katso Netvisor ja Fennoa).

Toimituksesta luotuun laskuun kopioituvat automaattisesti

• toimituksen tuoterivit hintoineen ja mahdollisine alennuksineen,
• panttirivit (Pantti: tuotteen nimi) niille tuotteille, joilla on pantti,
• toimituksen asiakkaan viite laskun Asiakkaan viite -kenttään.

Toimitus merkitään samalla laskutetuksi.

Uuden laskun päiväys on luontipäivä ja maksuehto otetaan järjestyksessä asiakkaan omasta maksuehdosta, asiakasryhmän maksuehdosta tai laskutusasetusten maksuehdosta. Asiakkaan sivulta luodulle laskulle käytetään 14 päivää, jos mitään näistä ei ole asetettu. Maksuohjeeksi tulee laskutusasetusten Tilinumero.

Laskuvedoksen muokkaaminen

Uusi lasku on vedos. Vedosta voi muokata vapaasti niin kauan, kuin sitä ei ole hyväksytty tai lähetetty taloushallintoon. Vedokset eivät näy raporteissa.

Laskun kotisivulla voit muokata:

• Laskun tietoja: Päiväys, Maksuehto, pv., Eräpäivä (maksuehto ja eräpäivä päivittyvät toistensa mukaan), Asiakkaan viite ja Maksuohje. Maksuohjeen vaihtoehdot tulevat maksutavoista (katso yllä). Valitse maksutapa, jonka tyyppi on Yrityksen oma pankkitili – muun tyyppinen valinta jättää laskun ilman maksuohjetta, eikä sitä silloin voi hyväksyä.

• Rivejä: lisää uusi rivi tai klikkaa olemassa olevaa riviä. Rivin kentät ovat

  • Peruste – rivin kuvaus,
  • Kpl – kappalemäärä, vähintään 1,
  • Myynti, EUR – rivin veroton yhteissumma ennen alennusta; kappalehinta lasketaan jakamalla myynti kappalemäärällä. Summa voi olla negatiivinen, jolloin rivi toimii alennusrivinä,
  • Alennus-% – vapaaehtoinen alennus, joka näkyy asiakkaalle laskulla ja vähennetään laskutettavasta summasta,
  • ALV-luokka – arvonlisäverokanta ja sen peruste. Valikossa ovat luokat, joilla on tänään voimassa oleva verokanta, ja rivi saa valitun luokan tänään voimassa olevan kannan. Toimitukselta kopioidut rivit säilyttävät toimitusrivin ALV-luokan ja -kannan; panttirivit saavat yleisen verokannan.

  Tallenna rivi painikkeella Tallenna tai poista se painikkeella Poista rivi.

• Saatetekstiä: laskun loppuun tuleva vapaa teksti.

Asiakkaan nimi, osoite ja Y-tunnus tulevat laskulle asiakkaan tiedoista. Jos niissä on virhe, korjaa ne asiakkaan sivulla ennen laskun hyväksymistä: hyväksytyllä laskulla tiedot säilyvät sellaisina kuin ne olivat hyväksymishetkellä.

Vientiasiakkaat. Jos asiakas on EU- tai vientiasiakas, BrewOS asettaa laskun kaikille riveille automaattisesti verokannan 0 % ja oikean verottomuuden perusteen (EU-yhteisömyynti tai vienti EU:n ulkopuolelle) riippumatta rivillä valitusta ALV-luokasta. Katso Vientiasiakkaat.

Varoitukset. Laskulla voi näkyä varoitus Tarkista monipakkausrivit, jos rivin hinta näyttää vastaavan yksittäistä pakkausta monipakkauksen sijaan (tai päinvastoin), tai S-ryhmän verkkolaskulta puuttuu tietoja, jos asiakkaan verkkolaskun muoto on S-ryhmä. Varoitukset eivät estä hyväksymistä tai lähettämistä.

Vedoksen voi perua ⋯-valikon toiminnolla Peru. Peruttu lasku ei näy laskulistoissa. Taloushallintoon jo siirrettyä vedosta (Netvisor, Fennoa) ei voi perua, eikä Peru-painiketta silloin näytetä. Poista lasku ensin taloushallinnosta ja palauta se BrewOSissa muokattavaksi (katso Netvisor ja Fennoa); sen jälkeen sen voi perua. Toimitukselta luodun laskun peruminen poistaa toimitukselta myös laskutettu-merkinnän, jos toimituksella ei ole muuta perumatonta laskua, joten toimituksen voi laskuttaa uudelleen.

Alennukset

Laskun riveille voi asettaa Alennus-%. Tällöin asiakas näkee laskulla sekä täyden hinnan että alennuksen. Myynti, EUR on alennusta edeltävä täysi summa, ja BrewOS laskee laskutettavan summan ja arvonlisäveron alennetusta summasta. Toimituksesta luodulle laskulle alennukset tulevat toimitukselta sellaisinaan. Lisää aiheesta hinnoittelun ohjeessa kohdassa Alennusprosentit.

Laskun hyväksyminen

Kun vedos on valmis, paina Hyväksy. Painike näkyy, kun laskulla on päiväys ja maksuohje ja kun laskutusjärjestelmänä ei ole ProCountor, Netvisor tai Fennoa. Hyväksyttäessä

• lasku saa seuraavan vapaan laskunumeron ja siitä lasketun viitenumeron (Maksuviite),
• laskun tiedot lukitaan, eikä laskua voi enää muokata tai perua,
• lasku otetaan mukaan raportteihin ja myyntisaatavien seurantaan,
• toimituksesta luotu lasku merkitsee toimitukselle laskunumeron.

Jos hyväksytyssä laskussa on virhe, se korjataan hyvityslaskulla (katso alla).

ProCountoria, Netvisoria ja Fennoaa käytettäessä Hyväksy-painiketta ei ole: vedos lähetetään taloushallintoon, joka antaa laskulle numeron. Katso järjestelmäkohtaiset ohjeet: ProCountor, Netvisor, Fennoa.

Hyväksytyn laskun sivulla on valikko Dokumentit, josta voit ladata laskun PDF-tiedostona (lataa PDF) tai XML-tiedostona (lataa XML). XML-tiedosto on Finvoice 3.0 -muotoinen verkkolasku, jonka voit toimittaa esimerkiksi omalle verkkolaskuoperaattorillesi.

Lähetyksen tila

Laskun sivulla kohdassa Lähetys näkyy laskun lähetyksen tila ja järjestelmä, jonka kautta lasku on lähetetty:

• Odottaa lähetystä – lasku on lähetysjonossa.
• Toimitettu taloushallintaan – lasku on siirretty verkkolaskuoperaattorille tai taloushallinnon ohjelmistoon.
• Toimitettu asiakkaalle – ulkoinen järjestelmä on ilmoittanut laskun toimitetuksi tai hyväksytyksi.

Jos siirto on epäonnistunut, laskun sivulla näkyy ilmoitus Virhe: Laskun siirto taloushallintaan epäonnistui. ja sen alla järjestelmän antama virheilmoitus, jos sellainen on.

Laskun otsikossa ja laskuluettelossa sama tila näkyy lyhyesti: Ei lähetetty, Odottaa lähetystä, Lähetetty, Toimitettu tai Virhetilanne!.

Kun lasku on siirretty taloushallintoon, sitä ei voi enää muokata BrewOSissa.

Laskuluettelo

Kaikki laskut löydät kahdesta paikasta:

• päävalikon laskutus-kohdasta, joka avaa Laskuluettelon. Siinä ovat kaikkien asiakkaiden laskut (perutut eivät näy) sarakkeineen Numero, Asiakas, Päiväys, Tila ja Loppusumma. Luettelon yläreunan valinnoilla rajaat näkymän lähetyksen tilan mukaan: Kaikki, Vain luonnokset, Vain odottavat, Vain lähetetyt, Vain toimitetut ja Vain virheelliset. Kunkin valinnan vieressä näkyy, montako laskua siihen kuuluu. Vain luonnokset näyttää laskut, joita ei ole vielä lähetetty mihinkään (myös hyväksytyt, lähettämättömät laskut), ja Vain toimitetut laskut, jotka on ilmoitettu toimitetuiksi asiakkaalle. Rivin klikkaaminen avaa laskun.
• kunkin asiakkaan Laskutus-välilehdeltä, katso Asiakkaan laskutus.

Laskun hyvittäminen

Hyvityslasku kumoaa alkuperäisen laskun kokonaan samansuuruisella, vastakkaismerkkisellä laskulla. Hyvityksen voi tehdä BrewOSissa vain, kun laskutusjärjestelmänä on Maventa tai Netbaron (katso taulukko yllä). Muissa järjestelmissä hyvitys tehdään taloushallinnon ohjelmistossa.

1. Avaa hyväksytty lasku ja valitse ⋯-valikosta Hyvitä. Maventaa käytettäessä toiminto näkyy vain, jos laskulla on vielä avointa summaa eikä sitä ole merkitty maksetuksi tai mitätöidyksi.
2. BrewOS luo hyvityslaskuvedoksen, johon kopioidaan alkuperäisen laskun kaikki rivit negatiivisina. Hyvityslaskun rivejä ei voi muokata.
3. Tarkista vedos ja paina Hyväksy. Hyvityslasku numeroidaan samasta numerosarjasta kuin myyntilaskut.
4. Lähetä hyvityslasku kuten myyntilasku (Lähetä verkkolasku tai Lähetä Netbaroniin).

Alkuperäisellä laskulla näkyy tämän jälkeen linkki Hyvitetty, eikä sitä lasketa enää avoimeksi saatavaksi. Jos perut hyvityslaskuvedoksen, alkuperäinen lasku palautuu hyvittämättömäksi.

Laskun merkitseminen maksetuksi tai mitätöidyksi

Jos lasku on maksettu tai sovittu BrewOSin ohi – esimerkiksi asiakas on maksanut käteisellä tai lasku on hyvitetty kirjanpidossa –, voit poistaa sen avoimista myyntisaatavista ilman suoritusta tai hyvityslaskua. Merkinnän voi tehdä millä tahansa laskutusjärjestelmällä hyväksytylle laskulle, jota ei ole hyvitetty BrewOSissa. Sitä ei voi tehdä käyttäjä, jolla on Myynti-rooli.

1. Avaa lasku ja valitse ⋯-valikosta Merkitse maksetuksi / mitätöidyksi.
2. Valitse merkintä:
   • Merkitty maksetuksi – maksu on saatu, mutta sitä ei ole kirjattu BrewOSiin,
   • Mitätöity – laskua ei peritä, esimerkiksi virheellinen tai sovittu lasku.
3. Anna Päivä, jolloin lasku lakkasi olemasta avoin. Päivä ei voi olla ennen laskun päiväystä; kirjanpidon raportit laskevat laskun avoimeksi tähän päivään asti.
4. Kirjoita halutessasi Selite, esimerkiksi "maksettu käteisellä".
5. Paina Tallenna merkintä.

Merkintä näkyy laskun otsikossa ja asiakkaan laskulistan Avoimena-sarakkeessa, ja lasku jää pois myyntisaatavista. Laskulle jo kirjatut suoritukset pysyvät ennallaan, eikä asiakkaalle tai taloushallintoon lähetetä mitään. Maventaa käytettäessä merkitylle laskulle ei voi enää kirjata suoritusta eikä tehdä hyvityslaskua. Merkinnän voi perua ⋯-valikon toiminnolla Peru merkintä, jolloin lasku näkyy taas avoimena.

Myyntisaatavat

Maventaa, ProCountoria, Netvisoria ja Fennoaa käytettäessä Laskutus-osion Myyntisaatavat-välilehdellä näkyvät asiakkaat, joilla on avoimia (maksamattomia) laskuja: asiakkaan Avoin saldo, avoimista laskuista Vanhin eräpäivä ja kaikkien avoimien saatavien yhteissumma. Listan voi järjestää sarakeotsikoista, ja rivin klikkaaminen avaa asiakkaan laskut.

Maventaa käytettäessä katso Suoritukset, kuinka kirjaat saadut maksut, jotta myyntisaatavat pysyvät ajan tasalla. ProCountoria, Netvisoria ja Fennoaa käytettäessä maksut haetaan taloushallinnosta automaattisesti. Taloushallinnossa maksetuksi merkitty, hyvityslaskulla kuitattu, mitätöity tai luottotappioksi kirjattu lasku ei ole avoin, eikä BrewOSissa maksetuksi tai mitätöidyksi merkitty lasku. Laskut, joiden maksutietoja ei ole vielä haettu, eivät ole mukana saldoissa; niiden määrä näkyy välilehden yläreunassa.