Virheiden korjaaminen ja tietojen täsmäytys

BrewOS:iin kirjataan paljon tapahtumia, joilla on vaikutusta varastoon, laskutukseen ja viranomaisraportteihin. Virheitä voi silti sattua: väärä määrä, väärä asiakas, väärä varasto tai puuttuva kirjaus. Tärkeintä on korjata virhe niin, että tapahtumaketju pysyy ymmärrettävänä.

Tämä ohje auttaa valitsemaan oikean korjaustavan.

Ensin: selvitä missä vaiheessa virhe on

Ennen korjausta tarkista:

• Onko tapahtuma vielä luonnosvaiheessa vai onko se jo lukittu, poimittu, toimitettu, laskutettu tai raportoitu?
• Vaikuttaako virhe varastosaldoon, laskuun, asiakkaan tietoihin, tuotantoerään tai verotiliin?
• Onko virhe ehtinyt siirtyä ulkoiseen järjestelmään, kuten ProCountoriin, Netvisoriin tai Maventaan?
• Näkyykö tapahtuma tapahtumalogissa, josta voit tarkistaa kuka muutoksen teki ja milloin?

Mitä pidemmälle tapahtuma on edennyt, sitä varovaisemmin sitä kannattaa korjata.

Toimituksen virheet

Jos toimitus on vielä keskeneräinen, korjaa tuotteet, määrät ja hinnat suoraan toimitukselta.

Lukitun toimituksen rivejä ei voi muokata. Jos toimitus odottaa poimintaa, palauta se muokattavaksi toiminnolla Palauta muokattavaksi (⋯-valikossa, Lisää toimintoja) ja korjaa rivit. Jos toimitus on jo poimittu ja odottaa toimitusta, voit tehdä poiminnan uudelleen painikkeella Peruuta ja poimi uudelleen, esimerkiksi jos tuotteet poimittiin väärästä varastosta tai erästä. Toimituksen, jota ei ole vielä toimitettu, voi myös perua kokonaan toiminnolla Peru.

Jos toimitus on jo merkitty toimitetuksi, tarkista aina vaikutukset:

• Varastosaldo on muuttunut.
• Verotilille on syntynyt tapahtumia.
• Toimitus voi olla jo laskutettu tai siirretty laskutusjärjestelmään.

Tällöin selkein tapa on usein tehdä korjaava tapahtuma, esimerkiksi asiakaspalautus, hyvitys laskutusjärjestelmässä tai erillinen varastokorjaus. Näin alkuperäinen tapahtuma ja korjaus jäävät molemmat näkyviin.

Jos toimitettu toimitus perutaan kokonaan (⋯-valikon Peru ja vahvistus), BrewOS palauttaa tuotteet varastoon, poistaa toimituksen verotilitapahtumat ja palauttaa toimituksen kuluttamat käyttöoikeuslitrat. Litrat palautuvat siihen käyttöoikeuteen, josta ne otettiin: jos se on jo rauennut, palautettuja litroja ei voi enää käyttää. Peruminen poistaa toimituksen määrät myös jo ilmoitettujen kausien raporteilta BrewOSissa, mutta jo annettu ilmoitus on korjattava erikseen.

Jos toimitus on merkitty laskutetuksi virheellisesti, poista merkintä toiminnolla Peru laskutus. Se poistaa vain merkinnän: jo luotu laskuvedos tai lasku jää ennalleen.

Astioinnin virheet

Jos astiointi on kirjattu väärin, sen voi perua tuotantoerän Astiointi-välilehdellä rivin poistopainikkeella niin kauan kuin astioidun erän varastosaldoon ei ole kirjattu muita tapahtumia (esimerkiksi toimituksia tai siirtoja). Muuten painiketta ei näytetä, ja saldo korjataan varastokorjauksella. Peruminen tekee varastoon korjauskirjauksen ja palauttaa astioinnin kuluttamat käyttöoikeuslitrat samoin ehdoin kuin toimituksen perumisessa.

Astioinnit ovat pienpanimokirjanpidon tuotantokirjauksia. Jos perut astioinnin tai kirjaat sen jälkikäteen aiemmalle päivälle, myöhempien erien pienpanimoalennusluokka voi muuttua. Tarkista silloin sivun Raportit > Pienpanimo- ja juomapakkausveroalennus kohta Korjattavaa (katso Valmisteveroilmoitukset).

Varastosaldon virheet

Jos fyysinen varasto ja BrewOS-saldo eivät täsmää, selvitä ensin syy:

• puuttuuko jokin toimitus tai astiointi?
• onko poiminta tehty väärästä varastosta tai väärästä erästä?
• onko tuotteita rikkoutunut, kadonnut, vanhentunut tai käytetty muuhun tarkoitukseen?
• onko alkuvarasto kirjattu liian suurena tai pienenä?

Kun syy on tiedossa, käytä ensisijaisesti tapahtumaa, joka kuvaa todellista tilannetta. Jos kyseessä on inventaarioero, tee inventaario tai varastokorjaus ja kirjoita selitteeseen, miksi korjaus tehdään.

Jos tuotteita on alun perin kirjattu varastoon liikaa, poista ylimäärä varaston Poistot-välilehdellä koodilla KVK (Kirjausvirheen korjaus). Tällaista poistoa ei ilmoiteta valmisteveroilmoituksessa. Selvittämättömän kulutuksen (8§7mom) poiston voi muuttaa kirjausvirheen korjaukseksi kahden kuukauden kuluessa. Katso Varastot.

Laskutuksen virheet

Jos laskua ei ole vielä lähetetty, korjaa toimitus tai lasku ennen lähetystä.

Jos lasku on jo lähetetty asiakkaalle tai siirretty ulkoiseen taloushallintoon, korjaustapa riippuu taloushallinnon käytännöistä. Usein oikea tapa on:

• tehdä hyvityslasku virheelliselle laskulle,
• luoda uusi korjattu lasku, tai
• kirjata erillinen suoritus tai hyvitys, jos kyse on maksusta.

BrewOS ei voi aina muuttaa ulkoiseen järjestelmään jo siirtynyttä laskua. Tarkista siksi korjaus myös käyttämästäsi laskutusjärjestelmästä.

Verotilin ja viranomaisilmoitusten virheet

Viranomaisilmoitukset kootaan verotilin tapahtumista ja varaston kirjauksista. Korjaa virhe ensisijaisesti lähteessä (toimitus, tuote, varastokirjaus), koska se korjaa myös tulevat ilmoitukset. Yksittäisen verotilitapahtuman voi korjata sen omalla sivulla, ja sivu ehdottaa korjauksia puutteisiin. Katso Raportointi.

Jos kauden ilmoitus on jo annettu, korjaus ei muuta sitä:

• VeroAPIin lähetetyn valmisteveroilmoituksen korjaat lähettämällä kaudelta korvaavan ilmoituksen. Katso Valmisteveroilmoitukset.
• Allun kautta lähetetyn Valvira-ilmoituksen korjaat luomalla ja lähettämällä kaudelta uuden ilmoituksen, joka korvaa aiemman. Katso Valvira-ilmoitukset.
• OmaVerossa tai Allussa suoraan annetun ilmoituksen korjaat siellä.

Asiakas- ja tuotetietojen virheet

Asiakas- ja tuotetietoja voi yleensä korjata suoraan niiden omilta sivuilta. Ole kuitenkin tarkkana, jos tieto on jo näkynyt asiakirjoilla tai raporteilla:

• Y-tunnus vaikuttaa asiakkuuden tunnistamiseen.
• Toimituspaikan tiedot näkyvät toimitusasiakirjoilla.
• Tuotteen EAN-koodi ja verotiedot voivat vaikuttaa raportointiin. Muutettu Valvira-tuotenumero päivittyy myös niiden kuukausien verotilitapahtumiin, joiden toimitusilmoitusta ei ole vielä lähetetty.
• Hinnat vaikuttavat uusiin toimituksiin, mutta eivät välttämättä vanhoihin jo lukittuihin toimituksiin.

Jos korjaus muuttaa menneisyyden tulkintaa, kirjoita tapahtumasta muistiinpano tai varmista, että muutos näkyy tapahtumalogissa.

Täsmäytyksen käytännöt

Hyvä täsmäytysrytmi vähentää virheitä:

• Täsmää valmistevarasto vähintään kuukauden vaihteessa.
• Tarkista, että toimitetut mutta laskuttamattomat toimitukset käsitellään säännöllisesti.
• Tarkista avoimet myyntisaatavat ja kirjaa suoritukset ajallaan.
• Käy viranomaisraportit läpi ennen niiden lähettämistä.
• Käytä selitteitä aina, kun teet poikkeuksellisen korjauksen.

Korjauksen tavoite ei ole vain saada luku oikein, vaan myös jättää ymmärrettävä jälki siitä, miksi luku muuttui.

Katso myös Inventaari, Toimitukset, Laskutus, Suoritukset, Raportointi ja Tapahtumalogi.