Lager

Lagerbokföringen i BrewOS omfattar två saker:

• ingredienslager, det vill säga inköp av råvaror och förbrukningen av dem i produktionen, samt
• lager för färdiga produkter, det vill säga saldon, överföringar, uttag och överlåtelser av förpackade produkter.

Lagret för färdiga produkter används förutom för intern rapportering också för myndighetsrapportering: tappningsanmälan, Valviras leveransanmälan och punktskattedeklarationen skapas utifrån lagerposterna och leveranserna (se Valvirarapporter och punktskatt).

Du administrerar lagren under lager i huvudmenyn.

Principerna för lagerbokföringen

• Varje lager hanteras separat. Saldot för samma produkt förs separat i varje lager.
• Saldona förs med partiets noggrannhet: varje förpackning från en produktionssats, manuell registrering eller överföring skapar ett eget parti i lagret, vars saldo följs separat.
• Varje ändring sparas som en egen rad, och gamla rader ändras inte. Fel rättas med nya, motsatta poster. På så sätt kan alla saldoändringar spåras senare.

När produkter plockas till en leverans väljer användaren från vilka partier produkterna tas.

Skapa ett lager

1. Öppna lager och tryck på Skapa nytt lager.
2. Ge lagret ett namn som det kan identifieras med och tryck på Skapa lager.

Det nya lagret visas som ett eget kort på sidan lager. På kortet ser du lagrets värde av färdiga produkter till försäljnings- och inköpspris samt ingrediensernas värde till inköpspris. Genom att klicka på ett värde eller på kortets länk Färdiga produkter eller Ingredienser kommer du till lagrets vy för färdiga produkter eller ingredienser. Med väljaren Färdiga produkter / Ingredienser högst upp på lagrets sida byter du från den ena vyn till den andra. Ett passivt lager är märkt med passivt.

Lagrets inställningar

Lagrets inställningar finns via länken inställningar på lagrets kort eller på fliken Inställningar i vyn för färdiga produkter. Ändringarna sparas med knappen Spara ändringarna, och för varje ändrad uppgift görs en anteckning i händelseloggen.

• Lagrets namn: internt namn. Det påverkar inte funktionerna, men visas i dokument som BrewOS skapar, såsom följesedlar för överföring.
• Valvira: den lageridentifierare som Valvira har beviljat för lagret, vanligen ett 9-siffrigt tal.
• Skatteförvaltningen: Skatteförvaltningens lagernummer i formatet FIxxxxxxxxYYY, där x är företagets FO-nummer och YYY den del som Skatteförvaltningen gett för att identifiera lagret.
• Lagrets status: Aktivt eller Passivt. Aktiva lager visas i produktkatalogen och i produkternas lageruppgifter. Passiva lager visas inte i produktkatalogen, men produkter kan fortfarande registreras och lagras i dem.

Valviras och Skatteförvaltningens identifierare skrivs ut bl.a. på följesedlar för överföring och uttagsposter, så fyll i dem för alla dina skatteupplag.

Färdiga produkter

I lagrets vy för färdiga produkter finns flikarna Hem, Poster, Ändringar, Överföringar, Uttag, Exportförsäljning och Inställningar.

Hem – saldon

Fliken Hem visar lagrets produkter och deras saldon (I lager) samt värdet till inköps- och försäljningspriser, och överst hela lagrets totala mängd och värden. Markeringen ! bredvid saldot anger att bäst före-datumet för produktens äldsta parti är mindre än 30 dagar bort eller redan har passerats. Genom att klicka på saldot ser du av vilka partier saldot består. Från partiets rad kommer du till partiets uppgifter. Från produktens namn kommer du till produktens flik Lager (se Produkter).

På varje produkts rad finns knapparna:

• rätta saldot: registrering av inventering, se Inventering.
• tappa på nytt: ändring av saldot till en annan förpackningsform, se nedan. Knappen visas när produkten finns i lager.

Historiskt saldo: Välj ett datum vid Visa saldon per datum:, så ser du lagrets saldon vid den tidpunkten. Knappen aktuellt återställer de nuvarande saldona. Observera att det historiska saldot beräknas enligt den tidpunkt då posterna sparades, och det visar läget i slutet av den valda dagen, det vill säga också den valda dagens poster ingår. I den historiska vyn kan saldona inte korrigeras.

Poster – registrera produkter manuellt

Produktionssatsernas förpackningar registreras automatiskt i lagret från produktionssatsens tappning. På fliken Poster kan du dessutom registrera produkter i lagret manuellt, till exempel ingående saldon eller produkter som anskaffats på annat håll.

1. Öppna lagrets flik Poster.
2. Välj datum och produkt, och ange Mängd i styck (minst 1).
3. Ange vid behov Kostnad (anskaffningskostnad exkl. moms för hela partiet) och Förklaring (t.ex. varifrån produkterna kommer).
4. Välj Ta med detta parti i tappningsanmälan om partiet är sådant som ska anmälas i Valviras tappningsanmälan (t.ex. ett parti som du själv har tillverkat och förpackat). Lämna bort valet om produkterna redan har anmälts på annat håll, till exempel produkter som kommit från ett annat lager eller som redan har beskattats.
5. Om partiet inte tas med i tappningsanmälan (t.ex. köpt öl eller ett ingående saldo) väljer du vid Småbryggerinedsättning den klass i vilken ölet deklareras i punktskattedeklarationen, och anger Tillverkare och utredning. Ett parti som tas med i tappningsanmälan är egen produktion och får sin klass från småbryggeribokföringen. Se Punktskatt.
6. Tryck på Bokför.

Av registreringen uppstår ett nytt parti. Om en bäst före-tid i månader har definierats i produktens uppgifter beräknas partiets bäst före-datum automatiskt från registreringens datum. En manuell registrering skapar ingen skattehändelse, men den syns i händelseloggen.

På fliken visas de senaste registreringarna. Med knappen Visa alla registreringar kan du söka bland alla registreringar och avgränsa vyn till partier som fortfarande har saldo.

Partiets uppgifter

Genom att klicka på ett parti kommer du till partiets uppgifter. Du kan redigera:

• Datum: den dag som partiet hänförs till i tappningsanmälan. (Bokförd anger när partiet sparades i systemet.)
• Bäst före
• Inköpskostnad (exkl. moms)
• Förklaring
• Ta med detta parti i tappningsanmälan

Spara ändringarna med knappen Spara ändringarna. På partiets sida visas också produkten, mängden, tidpunkten för registreringen och eventuell produktionssats.

För ett parti öl anger avsnittet Småbryggerinedsättning varifrån partiet kommer och i vilken nedsättningsklass det deklareras. Ett parti som uppstått genom en överföring eller omtappning ärver sin klass från de partier som det tillverkades av (Tillverkat av partierna). För lager som inte är egen produktion (köpt öl, ett ingående saldo, en korrigering) kan du välja en klass vid Nedsättningsklass eller ange tillverkarens produktion föregående år i liter, och spara med knappen Spara klass.

Vid Filer kan du koppla filer till partiet, till exempel en fraktsedel eller ett laboratorieintyg: välj filen vid Lägg till fil och tryck på Ladda upp. Tabellen Lagerbokföring visar alla saldoändringar för partiet.

Ändringar

Fliken Ändringar listar alla lagrets saldoändringar med tidsstämplar. Du kan avgränsa listan med ett sökord samt enligt typ (Bara poster, Bara överföringar, Bara uttag, Bara leveranser).

Omtappning och multipack

tappa på nytt överför produktens saldo till en annan förpackningsform av samma öl, till exempel från fat till flaskor eller från enskilda burkar till multipack. För funktionen måste du först skapa minst en annan förpackningsform för produkten bland produkterna.

1. Välj tappa på nytt på produktens rad på fliken Hem.
2. Ange på varje målförpacknings rad hur många källprodukter som tappas i den. Sidan visar antalet förpackningar som uppstår samt i kolumnen Svinn den mängd som blir över om volymerna inte går jämnt ut.
3. Tryck på Bekräfta.

Källproduktens saldo minskar med början från de äldsta partierna, och för målförpackningen uppstår ett nytt parti. Om det verkliga antalet förpackningar som uppstår blir mindre än beräknat registrerar du det extra svinnet för den nya förpackningsformens saldo med ett separat uttag.

Sammanställning av multipack av enskilda produkter (och uppdelning tillbaka) görs med samma funktion. Då förs partiets anskaffningskostnad, det tidigaste bäst före-datumet och produktionssatsen över till det nya partiet. Vid vanlig omtappning uppstår det nya partiet utan kostnad och bäst före-datum, så komplettera dem vid behov i partiets uppgifter.

Omtappningen har ingen punktskatteeffekt, och ingen skattehändelse uppstår av den.

Överföringar mellan lager

Om du har flera lager under systemet för tillfällig skattefrihet kan du överföra produkter från ett lager till ett annat. Av överföringen sparas en följesedel för eventuell myndighetsgranskning.

Överföringen registreras alltid via det mottagande lagret:

1. Öppna vyn för färdiga produkter i det lager dit produkterna överförs och välj fliken Överföringar.
2. Tryck på Registrera ny överföring.
3. Sidan Gör överföring till detta lager visar de andra lagrens produkter per parti. Ange de antal styck som ska överföras i kolumnen Överförs (genom att klicka på saldot fylls hela partiets saldo i fältet). En överföringspost kan innehålla produkter från endast ett källager.
4. Tryck på Bekräfta överföring.

Produkterna dras av från de valda partierna i källagret, och i det mottagande lagret uppstår ett eget nytt parti för varje överfört parti, till vilket det ursprungliga partiets anskaffningskostnad och bäst före-datum förs över. Överförda partier tas inte med i tappningsanmälan, eftersom de redan har anmälts i det ursprungliga lagret. En överföring mellan dina egna lager skapar ingen skattehändelse.

Efter bekräftelsen öppnas en utskrivbar Överföringsföljesedel med företagets uppgifter, datum, händelsenummer, käll- och mållagrets lageridentifierare hos Skatteförvaltningen och Valvira samt de överförda produkterna i liter och styck. Tidigare överföringar ser du på fliken Överföringar vid Överföringar till detta lager.

För överföring av ingredienser mellan lager finns inget färdigt användargränssnitt. Ingredienser kan överföras via AI-assistenten.

Uttag

På fliken Uttag registreras produkter som tas ut ur lagret och som inte hör till kundleveranser, såsom produkter som gått sönder, förstörts eller tagits för eget bruk. Uttagen ingår i uppgifterna för punktskattedeklarationen.

1. Tryck på Gör ny uttagspost.
2. Välj grund för uttaget på fliken Skattefritt uttag eller Skattepliktigt uttag (se koderna nedan).
3. Ange de antal styck som ska tas ut per parti i kolumnen Tas ut.
4. Skriv Utredning av uttaget och välj Uttagets datum. Datumet avgör vilken deklarationsperiod uttaget hör till.
5. Tryck på Gör uttagspost.

Saldot minskar från de valda partierna, och av uttaget uppstår en utskrivbar uttagspost. Av uttagen uppstår inga skattehändelser, utan punktskattedeklarationen läser dem direkt från uttagsposterna.

Skattefria grunder:

• 9H1 Produkter som förstörts inom systemet för tillfällig skattefrihet: produkterna har förstörts eller gått slutgiltigt förlorade på grund av produkternas art (t.ex. åldrande eller avdunstning), force majeure eller en oförutsebar händelse (t.ex. brand, skada). Om produkterna har anmälts med koden 9H1 anmäls de inte på nytt med koden 10H1.
• 10H1 Destruering av produkter: destruering av produkter med myndighetens tillstånd, under myndighetens övervakning eller på ett sätt som myndigheten godkänt.
• 811 Användning för tillverkning av alkohol, alkoholdrycker eller ättika: produkter som den godkända upplagshavaren själv använt för tillverkning. Koden kan också användas för användning som är nödvändig för tillverkningen, såsom kvalitetskontroll eller produktutveckling.
• KVK Rättelse av bokföringsfel: produkterna har ursprungligen registrerats i lagret felaktigt. Mängden deklareras inte i punktskattedeklarationen.

Skattepliktiga grunder (överlåtelse till konsumtion):

• 8§7mom Outredd förbrukning: en outredd brist som konstaterats i skatteupplaget. Också en brist som upptäckts vid inventering registreras med den här koden.
• 8§8mom Uttag för eget bruk: till exempel representation. Representationen ska följa bestämmelserna om alkoholreklam och får inte vara av detaljhandelskaraktär.

Om en 8§7mom-post i själva verket berodde på ett ursprungligt bokföringsfel kan du ändra den till en rättelse av bokföringsfel inom högst två månader från uttagets datum: öppna uttagsposten och tryck på Ändra till bokföringsfel (KVK). Uppdatera samtidigt redogörelsen och spara med knappen Spara rättelse av bokföringsfel. Efter ändringen deklareras mängden inte längre i punktskattedeklarationen.

Exportförsäljning

På fliken Exportförsäljning kan du registrera försäljning till utlandet direkt från lagret utan en vanlig leverans. Detta är ett lätt alternativ för enskilda exportpartier. Om du säljer till samma utländska kund regelbundet, fakturerar i BrewOS eller behöver leveransdokument ska du använda en exportkund och en vanlig leverans.

1. Tryck på Gör ny exportförsäljning.
2. Ange Datum och vid behov Fakturanummer.
3. Välj Destinationsland. Menyn visar tidigare kunder för exportförsäljning i landet i fråga. Välj en kund eller Skapa ny kund.
4. Fyll i Kundens id (momsnummer eller företagsnummer), Kundens namn och Leveransadress.
5. Ange mängderna per parti i kolumnen Levereras och tryck på Skapa exportförsäljning.

Registreringen minskar saldot från de valda partierna och skapar för varje parti en skattehändelse med Valviras identifieringskod för specialförsäljning 03 (till export) och det valda exportlandet. Exportförsäljningen förbrukar licensliter på samma sätt som en leverans. Om litrarna inte räcker görs ingen registrering.

Kunderna för exportförsäljning sparas i ett eget lätt register, och de visas inte på sidan kunder. Fakturans nummer kan anges för exportförsäljningen, men ingen faktura skapas i BrewOS.

Ingredienser

I lagrets vy för ingredienser finns flikarna Hem och Inköp.

Hem – saldon

Hem visar lagrets ingredienser, deras saldo, det återstående värdet till inköpspriser och enhetskostnaden. Anteckningen uppskattning anger att värdet baserar sig på ett uppskattat pris, och pris saknas att inget pris har registrerats.

Inköp – mottagning av ingredienser

1. Öppna lagrets flik Inköp (eller tryck på Bokför ingrediensinköp på fliken Hem).
2. Välj Datum och Ingrediens, och ange Mängd i ingrediensens enhet. Välj om du vill den Leverantör som ingrediensen köptes av; ingrediensens primära leverantör är förvald (se Ingredienser).
3. Ange Partiets inköpspris exkl. moms. Du kan också ange priset inkl. moms och Moms %, och då beräknas priset exkl. moms automatiskt.
4. Om fakturan ännu inte har kommit anger du din bästa uppskattning och väljer Priset är en uppskattning, inte det faktiska inköpspriset. När ingrediensen och mängden har valts visar formuläret ett prisförslag som baserar sig på tidigare inköp. Länken använd fyller i det föreslagna priset och markerar det som en uppskattning.
5. Tryck på Bokför.

Av inköpet uppstår ett nytt inköpsparti, från vilket produktionssatserna förbrukar ingredienser med början från det äldsta partiet. I listan Bokförda partier ser du inköpen. Partier med uppskattat pris är markerade, och du kan filtrera fram dem med valet Endast uppskattade priser. Alla lagers partier med uppskattat pris finns också i ingrediensernas lista över uppskattade priser.

Ett parti Förbrukat i förväg uppstår när en ingrediens som inte finns i lagret registreras för en produktionssats. Det är förbrukning som redan har registrerats i produktionen. Registrera den faktiska inköpsmängden och priset för ett sådant parti när inköpet är känt.

Rätta ett inköpsparti

Klicka på partiet i listan Bokförda partier. På partiets sida kan du:

• rätta mängden: rätta den inköpta mängden. Rättelsen lyckas inte om den skulle göra partiets saldo negativt i något skede.
• rätta priset: rätta inköpspriset. När fakturan kommer registrerar du det faktiska priset och tar bort valet Priset är en uppskattning, inte det faktiska inköpspriset. Också här visas ett prisförslag som du kan ta i bruk med länken använd. Det nya priset uppdateras också i ingredienskostnaderna för de produktionssatser som har förbrukat från partiet.

Inköpspartiets användningshistorik visar vad partiet har använts till.

Korrigering av ingredienssaldo

Välj rätta saldot på ingrediensens rad på fliken Hem, ange Kontrollerat saldo och tryck på uppdatera angivna saldon. Om saldot minskar dras skillnaden av från de äldsta partierna som svinn. Om saldot ökar uppstår av ökningen ett nytt parti, som prissätts med ingrediensens genomsnittspris (om det är känt) och markeras som uppskattat pris. Korrigeringar av ingredienssaldon har ingen skatteeffekt.

Bäst före-datum

Ett bäst före-datum kan definieras för ett parti. Om en bäst före-tid i månader har definierats för produkten beräknar systemet partiets bäst före-datum utifrån den från partiets datum (tappnings- eller registreringsdatum). Du kan senare rätta datumet i partiets uppgifter. Bäst före-datumet visas vid plockningen, så att du kan välja de äldsta partierna först till leveransen.

Inventeringsfiler

Med knapparna högst upp på sidan lager kan du ladda ned alla lagers saldon per parti som Excel-filer:

• Ingrediensinventering: ingredienserna i lagren per inköpsparti, med inköpspriser och restvärden.
• Inventering av färdiga produkter: de färdiga produkterna i lagren per parti, med kostnader, restvärden och bäst före-datum.

Se också Inventering.