Fakturering

I BrewOS kan du upprätta försäljningsfakturor till dina kunder antingen utifrån leveranser eller fritt från kundens sida. Till faktureringen hör

• att skapa, redigera och godkänna fakturor,
• att skicka fakturor som e-fakturor eller föra över dem till ett ekonomiförvaltningsprogram,
• kreditnotor,
• bokföring av kundernas betalningar och uppföljning av kundfordringar.

Vilka av dessa funktioner du har tillgång till beror på vilket faktureringssystem som har valts för ditt konto (se nedan).

Faktureringsfunktionerna har implementerats så att de uppfyller Skatteförvaltningens krav på fakturering.

BrewOS faktureringsfunktioner täcker ändå inte alla situationer, till exempel sådana som gäller försäljning till andra EU-länder.

Kontakta vid behov administratörerna om du behöver mer information om hur väl faktureringsfunktionerna täcker olika situationer.

Innan du börjar: inställningar

Faktureringsinställningarna kan bara ändras av en användare som har rollen ägare på kontot.

Inställningar > Fakturering

• Fakturanummer – numret på nästa faktura som godkänns. Numret måste vara minst 100. Fältet visas inte om ProCountor används.
• Betalningsvillkor – standardbetalningsvillkor i dagar från fakturans datum.
• Kontonummer – det IBAN som skrivs ut på fakturan som betalningsanvisning. BrewOS kontrollerar att numret är korrekt när du sparar.
• Standardmeddelande – en frivillig text som läggs till i slutet av varje ny faktura.
• Moms i faktureringen – visas bara när ProCountor används, se ProCountor-integration. Tryck till sist på Spara ändringarna.

I avsnittet E-fakturor längst ner på sidan visar Sändning vilket faktureringssystem som används (eller "skickas inte"). Ett systems inställningar öppnas från avsnittets rutor (Maventa, ProCountor, Netvisor, Netbaron, Fennoa); systemet som används är märkt I bruk.

Inställningar > Betalningssätt

Betalningssätt behövs för att välja fakturans betalningsanvisning och för att bokföra betalningar. Lägg till ett betalningssätt med formuläret Lägg till nytt betalningssätt genom att välja Typ och ange Namn. Typalternativen är Företagets eget bankkonto, Företagets kontantkassa och Fakturafactoringtjänst.

Skapa åtminstone ett betalningssätt av typen Företagets eget bankkonto: bara den här typen bär med sig kontonumret från faktureringsinställningarna, som skrivs ut på fakturan som betalningsanvisning. Namnet och typen för befintliga betalningssätt kan ändras i listan; spara ändringarna med knappen Spara ändringarna. Knappen Ta bort tar bort betalningssättet från menyerna, men redan bokförda betalningar behåller sitt betalningssätt.

Faktureringssystemet avgör vad du kan göra i BrewOS

Kontot kan ha ett faktureringssystem i bruk åt gången. Ett system tas i bruk genom att du sparar dess inställningssida, och när du sparar byts samtidigt det system som tidigare användes ut. När fakturan numreras i ett externt ekonomiförvaltningsprogram sköts också krediteringar och bokföring av betalningar där. Från ProCountor, Netvisor och Fennoa hämtar BrewOS fakturornas betalningsuppgifter automatiskt, så betalningsläget syns också i BrewOS.

Kunduppgifterna upprätthålls i BrewOS och importeras inte till BrewOS från ekonomiförvaltningsprogrammet. När en faktura förs över till ekonomiförvaltningen kopplar BrewOS kunden till en kund som redan finns där eller skapar kunden automatiskt.

Faktureringssystem	Vem numrerar fakturan	Sändning från BrewOS	Kreditnota i BrewOS	Betalningar i BrewOS
Inget valt ("skickas inte")	BrewOS (Godkänn)	Nej – ladda ner PDF-filen och leverera den själv	Nej	Nej
Maventa	BrewOS (Godkänn)	Skicka e-faktura	Ja (Kreditera, när fakturan har ett öppet belopp)	Ja – bokförs för hand
Netbaron	BrewOS (Godkänn); Netbaron kan ersätta numret med ett eget	Skicka till Netbaron	Ja (Kreditera)	Nej
ProCountor	ProCountor	Skicka till ProCountor	Nej – gör det i ProCountor	Hämtas från ProCountor
Netvisor	Netvisor	Skicka till Netvisor	Nej – gör det i Netvisor	Hämtas från Netvisor
Fennoa	Fennoa	Överför till Fennoa	Nej – gör det i Fennoa	Hämtas från Fennoa

Flikarna Betalningar och Kundfordringar i avsnittet Fakturering, kolumnerna Betalningar och Öppet i kundens fakturalista samt kundens flik Betalningar visas när Maventa, ProCountor, Netvisor eller Fennoa används. Knappen Bokför betalning visas bara när Maventa används; i de andra hämtas betalningarna från ekonomiförvaltningen. Se Betalningar.

Skapa en faktura

En faktura skapas på något av två sätt:

1. Från en leverans: öppna leveransen och tryck på fakturera. Knappen visas på en levererad leverans som ännu inte har markerats som fakturerad; en leverans som har låsts för leverans kan också faktureras från ⋯-menyn. Om radens pris på leveransen verkar motsvara en enskild förpackning i stället för en multipack (eller tvärtom), skapar BrewOS inte fakturan genast utan visar meddelandet Kontrollera multipack: korrigera leveransens rader eller tryck på Fakturera ändå. Om det redan finns ett pågående fakturautkast för leveransen öppnar BrewOS det i stället för att skapa ett nytt. Om leveransen redan har en godkänd faktura (och markeringen fakturerad har tagits bort med knappen Ångra faktureringen), skapar BrewOS inte genast en ny faktura utan visar meddelandet Leveransen är redan fakturerad och berättar hur den tidigare fakturan makuleras med en kreditnota. Med knappen Skapa ny faktura ändå kan du fakturera leveransen på nytt; kreditera då den tidigare fakturan så att kunden inte faktureras två gånger.
2. Från kundens sida: öppna kunden och tryck på ny faktura. Så fakturerar du rader som inte grundar sig på en leverans.

Leveransens rader kopieras till fakturan bara en gång, när fakturan skapas. Om leveransen ändras efter det visas meddelandet Fakturans produktrader motsvarar inte leveransen på fakturautkastet. Annullera då utkastet och fakturera leveransen på nytt, eller korrigera fakturans rader. Om utkastet redan har förts över till Netvisor eller Fennoa, ta först bort det där och återta det för redigering (se Netvisor och Fennoa).

Till en faktura som har skapats från en leverans kopieras automatiskt

• leveransens produktrader med priser och eventuella rabatter,
• pantrader (Pant: produktens namn) för de produkter som har pant,
• leveransens kundreferens till fakturans fält Kundens referens.

Leveransen markeras samtidigt som fakturerad.

Den nya fakturans datum är dagen då den skapas, och betalningsvillkoren tas i ordning från kundens egna betalningsvillkor, kundgruppens betalningsvillkor eller faktureringsinställningarnas betalningsvillkor. För en faktura som har skapats från kundens sida används 14 dagar om inget av dessa har angetts. Som betalningsanvisning används Kontonummer i faktureringsinställningarna.

Redigera ett fakturautkast

En ny faktura är ett utkast. Utkastet kan redigeras fritt så länge det inte har godkänts eller skickats till ekonomiförvaltningen. Utkast visas inte i rapporterna.

På fakturans hemsida kan du redigera:

• Fakturans uppgifter: Datum, Betalningsvillkor, dagar, Förfallodag (betalningsvillkoren och förfallodagen uppdateras enligt varandra), Kundens referens och Betalningsanvisning. Alternativen för betalningsanvisning kommer från betalningssätten (se ovan). Välj ett betalningssätt av typen Företagets eget bankkonto – ett val av annan typ lämnar fakturan utan betalningsanvisning, och då kan den inte godkännas.

• Rader: lägg till en ny rad eller klicka på en befintlig rad. Radens fält är

  • Grund – radens beskrivning,
  • St – antal, minst 1,
  • Försäljning, EUR – radens totalsumma exkl. moms före rabatt; styckpriset räknas ut genom att försäljningen delas med antalet. Summan kan vara negativ, och då fungerar raden som en rabattrad,
  • Rabatt-% – en frivillig rabatt som visas för kunden på fakturan och dras av från det belopp som faktureras,
  • Momsklass – momssatsen och grunden för den. I menyn finns de klasser som har en momssats i kraft i dag, och raden får den valda klassens momssats som gäller i dag. Rader som kopieras från en leverans behåller leveransradens momsklass och momssats; pantrader får den allmänna momssatsen.

  Spara raden med knappen Spara eller ta bort den med knappen Ta bort rad.

• Följetext: fri text i slutet av fakturan.

Kundens namn, adress och FO-nummer kommer till fakturan från kundens uppgifter. Om det finns ett fel i dem, korrigera dem på kundens sida innan fakturan godkänns: på en godkänd faktura förblir uppgifterna sådana som de var vid godkännandet.

Exportkunder. Om kunden är en EU- eller exportkund anger BrewOS automatiskt skattesatsen 0 % och rätt grund för momsfrihet (gemenskapsintern försäljning inom EU eller export utanför EU) på alla fakturans rader, oberoende av vilken momsklass som har valts på raden. Se Exportkunder.

Varningar. På fakturan kan varningen Kontrollera multipackraderna visas om radens pris verkar motsvara en enskild förpackning i stället för en multipack (eller tvärtom), eller S-gruppens e-faktura saknar uppgifter om kundens e-fakturaformat är S-gruppen. Varningarna hindrar inte godkännande eller sändning.

Utkastet kan annulleras med Avbryt i ⋯-menyn. En annullerad faktura visas inte i fakturalistorna. Ett utkast som redan har förts över till ekonomiförvaltningen (Netvisor, Fennoa) kan inte annulleras, och knappen Avbryt visas då inte. Ta först bort fakturan i ekonomiförvaltningen och återta den för redigering i BrewOS (se Netvisor och Fennoa); därefter kan den annulleras. När en faktura som har skapats från en leverans annulleras tas också markeringen fakturerad bort från leveransen, om leveransen inte har någon annan icke annullerad faktura, så att leveransen kan faktureras på nytt.

Rabatter

På fakturans rader kan du ange Rabatt-%. Då ser kunden både det fulla priset och rabatten på fakturan. Försäljning, EUR är det fulla beloppet före rabatt, och BrewOS räknar ut det belopp som faktureras och momsen från det rabatterade beloppet. På en faktura som har skapats från en leverans kommer rabatterna från leveransen som de är. Mer om detta i anvisningen om prissättning under Rabattprocent.

Godkänna en faktura

När utkastet är klart, tryck på Godkänn. Knappen visas när fakturan har ett datum och en betalningsanvisning och faktureringssystemet inte är ProCountor, Netvisor eller Fennoa. Vid godkännandet

• får fakturan nästa lediga fakturanummer och ett referensnummer som räknas ut från det (Betalningsreferens),
• låses fakturans uppgifter, och fakturan kan inte längre redigeras eller annulleras,
• tas fakturan med i rapporterna och i uppföljningen av kundfordringar,
• antecknar en faktura som har skapats från en leverans fakturanumret på leveransen.

Om det finns ett fel i en godkänd faktura korrigeras det med en kreditnota (se nedan).

När ProCountor, Netvisor eller Fennoa används finns ingen knapp Godkänn: utkastet skickas till ekonomiförvaltningen, som ger fakturan ett nummer. Se de systemspecifika anvisningarna: ProCountor, Netvisor, Fennoa.

På en godkänd fakturas sida finns menyn Dokument, där du kan ladda ner fakturan som PDF-fil (ladda ner PDF) eller som XML-fil (ladda ner XML). XML-filen är en e-faktura i formatet Finvoice 3.0, som du kan leverera till exempel till din egen e-fakturaoperatör.

Sändningsstatus

Under Sändning på fakturans sida visas fakturans sändningsstatus och systemet genom vilket fakturan har skickats:

• Väntar på att skickas – fakturan finns i sändningskön.
• Skickad till ekonomiförvaltningen – fakturan har förts över till e-fakturaoperatören eller till ekonomiförvaltningsprogrammet.
• Skickad till kunden – det externa systemet har meddelat att fakturan har levererats eller godkänts.

Om överföringen har misslyckats visas meddelandet Fel: Överföringen av fakturan till ekonomiförvaltningen misslyckades. på fakturans sida och under det det felmeddelande som systemet har gett, om ett sådant finns.

I fakturans rubrik och i fakturaförteckningen visas samma status kortfattat: Inte skickad, Väntar på att skickas, Skickad, Levererad eller Ett fel uppstod!.

När fakturan har förts över till ekonomiförvaltningen kan den inte längre redigeras i BrewOS.

Fakturaförteckning

Alla fakturor hittar du på två ställen:

• under fakturering i huvudmenyn, som öppnar Fakturaförteckningen. Där finns alla kunders fakturor (annullerade visas inte) med kolumnerna Nummer, Kund, Datum, Status och Slutsumma. Med valen överst i förteckningen begränsar du vyn enligt sändningsstatus: Alla, Endast utkast, Endast väntande, Endast skickade, Bara levererade och Endast felaktiga. Bredvid varje val visas hur många fakturor det omfattar. Endast utkast visar fakturor som ännu inte har skickats någonstans (också godkända, oskickade fakturor), och Bara levererade fakturor som har meddelats som levererade till kunden. Om du klickar på en rad öppnas fakturan.
• på varje kunds flik Fakturering, se Fakturering av kunden.

Kreditera en faktura

En kreditnota upphäver den ursprungliga fakturan helt med en faktura på samma belopp med motsatt tecken. En kreditering kan göras i BrewOS bara när faktureringssystemet är Maventa eller Netbaron (se tabellen ovan). I andra system görs krediteringen i ekonomiförvaltningsprogrammet.

1. Öppna den godkända fakturan och välj Kreditera i ⋯-menyn. När Maventa används visas funktionen bara om fakturan fortfarande har ett öppet belopp och inte har markerats som betald eller makulerad.
2. BrewOS skapar ett kreditnotautkast, till vilket alla rader i den ursprungliga fakturan kopieras som negativa. Kreditnotans rader kan inte redigeras.
3. Kontrollera utkastet och tryck på Godkänn. Kreditnotan numreras i samma nummerserie som försäljningsfakturorna.
4. Skicka kreditnotan som en försäljningsfaktura (Skicka e-faktura eller Skicka till Netbaron).

Därefter visas länken Krediterad på den ursprungliga fakturan, och den räknas inte längre som en öppen fordran. Om du annullerar kreditnotautkastet återgår den ursprungliga fakturan till att vara okrediterad.

Markera en faktura som betald eller makulerad

Om en faktura har betalats eller avtalats utanför BrewOS – till exempel har kunden betalat kontant eller fakturan har krediterats i bokföringen – kan du ta bort den från de öppna kundfordringarna utan betalning eller kreditnota. Markeringen kan göras med vilket faktureringssystem som helst på en godkänd faktura som inte har krediterats i BrewOS. Den kan inte göras av en användare med rollen Försäljning.

1. Öppna fakturan och välj Markera som betald / makulerad i ⋯-menyn.
2. Välj markering:
   • Markerad som betald – betalningen har tagits emot men inte bokförts i BrewOS,
   • Makulerad – fakturan drivs inte in, t.ex. en felaktig eller överenskommen faktura.
3. Ange Datum då fakturan upphörde att vara öppen. Datumet kan inte vara före fakturans datum; bokföringsrapporterna räknar fakturan som öppen fram till denna dag.
4. Skriv vid behov en Förklaring, till exempel "betald kontant".
5. Tryck på Spara markeringen.

Markeringen visas i fakturans rubrik och i kolumnen Öppet i kundens fakturalista, och fakturan lämnas utanför kundfordringarna. Betalningar som redan har bokförts på fakturan förblir som de är, och ingenting skickas till kunden eller till ekonomiförvaltningen. När Maventa används kan man inte längre bokföra en betalning eller göra en kreditnota för en markerad faktura. Markeringen kan ångras med Ångra markering i ⋯-menyn, och då visas fakturan som öppen igen.

Kundfordringar

När Maventa, ProCountor, Netvisor eller Fennoa används visar fliken Kundfordringar i avsnittet Fakturering de kunder som har öppna (obetalda) fakturor: kundens Öppet saldo, Äldsta förfallodag för de öppna fakturorna och totalsumman av alla öppna fordringar. Listan kan sorteras med kolumnrubrikerna, och om du klickar på en rad öppnas kundens fakturor.

När Maventa används, se Betalningar för hur du bokför mottagna betalningar så att kundfordringarna hålls uppdaterade. När ProCountor, Netvisor eller Fennoa används hämtas betalningarna automatiskt från ekonomiförvaltningen. En faktura som har markerats som betald, kvittats med en kreditnota, makulerats eller avskrivits som kreditförlust i ekonomiförvaltningen är inte öppen, och inte heller en faktura som har markerats som betald eller makulerad i BrewOS. Fakturor vars betalningsuppgifter ännu inte har hämtats ingår inte i saldona; deras antal visas överst på fliken.