Integrationer och externa system
BrewOS kan fungera tillsammans med ekonomiförvaltning, e-fakturering och andra externa verktyg. Syftet med integrationerna är att minska det manuella arbetet: samma kund-, leverans- eller fakturauppgifter behöver inte matas in på flera ställen.
Den här anvisningen hjälper dig att få en bild av vilka integrationer som lönar sig att använda och vad det är bra att kontrollera före ibruktagandet.
När lönar det sig att ta en integration i bruk?
En integration är nyttig när någon uppgift upprepade gånger går mellan BrewOS och ett annat system. Typiska situationer är:
- sändning av fakturor till ekonomiförvaltningen,
- förmedling av e-fakturor till kunder,
- skapande av kunder i ekonomiförvaltningen i samband med fakturor,
- hämtning av fakturornas betalningsuppgifter från ekonomiförvaltningen till BrewOS,
- läsning av försäljnings- eller lageruppgifter för rapportering,
- förmedling av webbutikens beställningar till BrewOS,
- användning av en AI-assistent eller automation för att hantera uppgifter i BrewOS.
Om händelserna är sällsynta kan en manuell export eller nedladdning av en enskild faktura vara en enklare lösning.
Ekonomiförvaltning och e-fakturering
BrewOS stöder flera anslutningar som gäller fakturering. Vilket alternativ du ska använda beror på var den egentliga bokföringen och sändningen av fakturor görs. Kontot kan ha ett faktureringssystem i bruk åt gången, och det väljs under Inställningar > Fakturering.
- Maventa: fakturor som har godkänts i BrewOS skickas som e-fakturor via Maventa. Krediteringar och bokföring av betalningar görs i BrewOS.
- Netbaron: fakturor som har godkänts i BrewOS skickas till Netbaron. Kreditnotor görs i BrewOS.
- ProCountor: fakturautkasten förs över till ProCountor, som numrerar fakturorna.
- Netvisor: fakturautkasten förs över till Netvisor som fakturautkast, och Netvisor numrerar fakturorna.
- Fennoa: fakturautkasten förs över till Fennoa som fakturautkast, och Fennoa numrerar fakturorna.
Från ProCountor, Netvisor och Fennoa hämtar BrewOS fakturornas betalningsuppgifter automatiskt, så betalningsläget och kundfordringarna syns också i BrewOS, se Betalningar.
Det valda systemet påverkar om fakturor kan godkännas och krediteras och betalningar bokföras i BrewOS. Se jämförelsetabellen i anvisningen Fakturering.
Kunduppgifterna upprätthålls i BrewOS och importeras inte till BrewOS från ekonomiförvaltningsprogrammet. När en faktura förs över till ekonomiförvaltningen kopplar BrewOS kunden till en kund som redan finns där eller skapar kunden automatiskt.
Kontrollera före ibruktagandet:
- fakturanumreringen: kommer numret från BrewOS eller från det externa systemet,
- matchningen av kunduppgifter: används FO-numret, e-fakturaadressen eller ekonomiförvaltningens eget kund-ID,
- betalningsvillkor och betalningssätt,
- momssatser och eventuella rabatter,
- vem som ansvarar för att korrigera felaktiga fakturor.
Se de närmare anvisningarna Fakturering, Maventa, Netbaron, ProCountor-integration, Netvisor och Fennoa.
MCP och AI-verktyg
Med BrewOS MCP-gränssnitt kan en AI-assistent eller ett annat program läsa och uppdatera kontots uppgifter med användarens tillstånd. Användningssätt kan vara till exempel:
- hämtning av produkter, kunder eller lagersaldon,
- skapande av en ny kund,
- kontroll av en produktionssats uppgifter,
- bokföring av en betalning, när betalningarna bokförs i BrewOS (Maventa),
- sammanställning av sammandrag som stöder rapporteringen.
Gränssnittet ansluts med OAuth-inloggning, och åtkomsten fungerar alltid med användarens egna behörigheter.
Läs den närmare anvisningen: OAuth och AI-gränssnittet (MCP).
Andra anslutningar
- Inställningar > Webbutiker (bara för kontots ägare): din egen webbutik kan hämta produkter, priser och lediga saldon från BrewOS och förmedla beställningar till BrewOS som leveranser. Varje webbutik har en egen API-nyckel, och för webbutikens utvecklare finns en egen utvecklarguide, vars länk du kan skicka till utvecklaren.
- Inställningar > Myndigheter: API-nyckeln för Alkoholnäringsregistret Allu och Skatteförvaltningens VeroAPI-anslutning för punktskattedeklarationer, se Suomi.fi-fullmakt för VeroAPI.
En bra ordning för ibruktagandet
När du tar en ny integration i bruk, gå fram i lugn och ro:
- Kontrollera BrewOS-inställningarna och företagets grunduppgifter.
- Skapa de inloggningsuppgifter eller nycklar som behövs i det externa systemet.
- Lägg till inloggningsuppgifterna i BrewOS och spara inställningarna.
- Gör en liten testtransaktion.
- Kontrollera resultatet både i BrewOS och i det externa systemet.
- Flytta över det normala arbetet till integrationen först efter testet.
Testa särskilt fakturans slutsumma, momsen, rabatterna, kundens uppgifter och e-fakturaadresserna. En liten testfaktura säger mer än en lång genomgång av inställningarna.
Uppföljning och felsituationer
En integration kan misslyckas till exempel på grund av felaktiga inloggningsuppgifter, saknade kunduppgifter, en ändrad e-fakturaadress eller en störning i den externa tjänsten.
Om anslutningen inte fungerar:
- kontrollera först att inloggningsuppgifterna och inställningarna är rätt,
- titta på felmeddelandet från BrewOS,
- kontrollera det externa systemets logg eller fellista,
- prova med en liten testtransaktion,
- skicka inte samma faktura flera gånger innan du vet om den redan har skapats i det externa systemet.
Om ekonomiförvaltningsprogrammet hindrar hämtningen av fakturornas betalningsuppgifter (till exempel på grund av en saknad behörighet eller föråldrade inloggningsuppgifter) visas ett meddelande och en länk till en anvisning om hur det rättas på BrewOS startsida och på sidan Betalningar.
Skriv vid behov en anteckning om avvikande situationer eller kontrollera händelseloggen. Då är det lättare att senare reda ut vad som har skickats och när.
Se också Fakturering, Kunder, Datasäkerhet och OAuth och AI-gränssnittet (MCP).