Valviraanmälningar

BrewOS skapar de anmälningar som en alkoholtillverkare lämnar till Valvira:

• Leveransanmälan: leveransanmälan för partihandel varje månad
• Tappningsanmälan: tappade mängder i perioder om fyra månader

Anmälningarna finns under Rapporter > Myndigheter. Du kan ladda ned anmälan som en textfil eller skicka den direkt till Valviras e-tjänst Allu (alkoholnäringsregistret). I samma avsnitt finns också Palpas månadsrapport, som behandlas i slutet av den här guiden.

Om anmälningsskyldigheten och tidsfristerna berättar Valvira på sin webbplats valvira.fi.

Ta i bruk Allu-förbindelsen

Elektronisk sändning kräver en API-nyckel för Allus rapporteringsgränssnitt.

1. Logga in i Allu och öppna sidan Asiakastiedot via menyn uppe till höger. Raportointirajapinnan apikey finns i slutet av sidan. Den är ungefär 36 tecken lång.
2. Öppna Inställningar > Myndigheter i BrewOS och tryck på länken ange vid Alkoholnäringsregistret Allu.
3. Klistra in nyckeln i fältet och tryck på Spara ändringen. Vid Nyckelns status visas angiven.

Om du byter nyckel i Allu ska du också uppdatera den nya nyckeln i BrewOS. Du kan ta bort nyckeln genom att tömma fältet och spara.

Utan nyckel visas en uppmaning att ange nyckeln på anmälningssidorna, och knappen Skapa elektronisk anmälan kan inte användas. Textfilen kan laddas ned också utan nyckel.

Produktnummer

Valvira identifierar produkterna med produktnummer. BrewOS använder i första hand produktens fält Valvira produktnummer och först om det saknas produktens EAN-kod. Multipack anmäls med den enskilda produktens identifierare. Vid Valvira-rapportering på produktens sida visas med vilken kod produkten anmäls och om Valvira har godkänt koden eller meddelat att den är okänd i en tidigare anmälan. Se Produkter och EAN-koder.

Produkten måste vara registrerad i Allus produktregister med exakt den kod som BrewOS anmäler den med. Annars avvisar Valvira raden.

Produktnumret kopieras till skattehändelsen när en leverans markeras som levererad, och leveransanmälan använder denna kopia. När du ändrar produktens fält Valvira produktnummer uppdaterar BrewOS det nya numret också i produktens skattehändelser för de månader vars leveransanmälan ännu inte har skickats till Valvira, och meddelar hur många händelser som uppdaterades. Händelserna för månader som redan skickats behåller det gamla numret. På samma sätt läggs EAN-koden, när en produkt får en sådan, till i de av produktens händelser som saknar produktnummer.

Leveransanmälan

Leveransanmälan sammanställs av händelserna på skattekontot, det vill säga levererade leveranser, exportförsäljning och kundreturer. I den ingår endast produkter vars alkoholhalt är över 2,8 %. Kranförsäljningen ingår inte i leveransanmälan.

Tillståndsnummer och identifieringskod

Varje rad anmäls antingen med numret på köparens alkoholtillstånd eller med Valviras identifieringskod för specialförsäljning:

• Om kundens leveransplats har ett alkoholtillståndsnummer anmäls försäljningen för det. Priset anmäls endast på dessa rader.
• Leveranser som gjorts som avhämtningsbeställningar (som detaljhandel) anmäls för det tillstånd som sparats på sidan Inställningar > Myndigheter vid Detaljhandelstillstånd.
• Om köparen inte har något tillstånd måste en identifieringskod väljas för leveransen vid Valvira-rapportering i leveransen (Välj kod för specialförsäljning). Leveransen kan inte markeras som levererad förrän koden har valts. Exportkundens leveranser får automatiskt koden 03 och exportland.

Identifieringskoder:

• 01 medicinsk användning
• 02 till diplomatisk beskickning
• 03 till export (kräver exportland)
• 04 till tax free-försäljning
• 05 till fartyg för proviantering
• 06 till frizon, tullkontor
• 07 som nattvardsvin

Kontrollera anmälan

1. Öppna Rapporter > Leveransanmälan och välj månad.
2. Om rutan Uppgifter saknas visas på sidan saknar periodens skattehändelser uppgifter som behövs för anmälan: Produktnummer/EAN, Mängd eller Pris för en kund med tillstånd. Priset avrundas till noll betyder att radens sammanlagda pris understiger 50 cent, så att det skulle anmälas som noll euro. Tryck på radens knapp Korrigera. Den öppnar skattehändelsen, som du kan rätta. Rätta vid behov också produktens uppgifter så att felet inte upprepas.
3. Kontrollera Aktuella uppgifter. Tabellen har en rad för varje kombination av tillståndsnummer, identifieringskod, landskod och produktnummer. På raden visas Mängd i hela liter, Euro i hela euro (endast för kunder med tillstånd) och Händelser, det vill säga antalet sammanslagna skattehändelser. Mängder under en liter avrundas till en liter. Om kundreturerna överstiger försäljningen på samma rad visas mängden som negativ.

Skicka till Allu

1. Tryck på Skapa elektronisk anmälan. BrewOS skapar anmälan av de aktuella uppgifterna och sparar den med statusen väntar på att skickas. Knappen visas endast om perioden har rader att rapportera. Allu godkänner endast en positiv litermängd. Rader där returerna tar ut eller överstiger försäljningen (mängden noll eller negativ) utelämnas därför från den elektroniska anmälan, och BrewOS anger antalet utelämnade rader. Utred vid behov sådana returer med Valvira.
2. Du kan kontrollera och redigera anmälan med knappen Öppna (se avsnittet Redigera anmälan). Litermängden på en rad i leveransanmälan måste vara större än noll.
3. Tryck på Skicka nu. Efter en lyckad sändning är statusen levererad till Valvira med sändningsdatumet. Knapparna Skicka nu och Ta bort visas endast när Allus API-nyckel har angetts.

Om sändningen misslyckas eller Valvira avvisar anmälan är statusen fel vid sändningen, och under den visas ett felmeddelande. Om orsaken är en okänd produktkod visar BrewOS de avvisade koderna och länkar till produkterna. Rätta produktens kod eller registrera produkten i Allus produktregister och skapa sedan en ny anmälan.

En anmälan som inte har skickats kan tas bort med knappen Ta bort. En skickad anmälan kan inte tas bort eller redigeras. Om du skapar en ny anmälan och skickar den ersätter den periodens tidigare anmälningar hos Valvira.

Textfil

Ladda ner som textfil laddar ned periodens uppgifter i Valviras textfilsformat (toimitusilmoitusVVVVKK.txt) om du vill lämna anmälan på annat sätt. I början av filen finns företagets FO-nummer, så spara det vid Inställningar > Företagsuppgifter.

Tappningsanmälan

Tappningsanmälan anger hur mycket alkoholdrycker som har tappats, det vill säga förpackats. Den beräknas utifrån partier som registrerats i lagret och inte utifrån skattekontot. Det finns tre perioder per år: Januari-april, Maj-augusti och September-december.

Vad som ingår i anmälan

I anmälan räknas partier som

• har registrerats under perioden i ett lager som har en Valviraidentifierare
• är giltiga (partierna har inte tagits bort)
• har markerats vid Tappningsanmälan med valet Ta med detta parti i tappningsanmälan
• är produkter vars alkoholhalt är över 2,8 %.

Produktionssatsernas tappningar ingår som standard. Partier som uppstår i det mottagande lagret vid lageröverföringar ingår inte, eftersom produkterna redan har anmälts när de förpackades. Du kan ändra valet för ett enskilt parti på partiets sida i lagret (se Lager).

Ofullständiga fyllningar anmäls med produktnumret för den normala produkten av samma dryck och förpackning. Kranförsäljningens skattehändelser räknas också till tappningen. De anmäls med identifieraren för kontots lager med Valviraidentifierare. Om det finns flera sådana lager använder BrewOS ett av dem.

Viktigt: Lager utan Valviraidentifierare utelämnas från anmälan. Om ett lager saknar Valviraidentifierare räknas partier som registrerats där inte alls in i anmälan. Spara den identifierare som Valvira har beviljat för lagret i fältet Valvira i lagrets inställningar (se Lager). BrewOS varnar för en saknad identifierare på anmälningssidan, men endast om partier som ska anmälas har registrerats i lagret i fråga under perioden.

Kontrollera anmälan

1. Öppna Rapporter > Tappningsanmälan och välj period. Du kan välja bland de nio senaste perioderna.
2. Om rutan Uppgifter saknas visas på sidan:
   • saknar produkter som varken har EAN-kod eller Valvira-produktnummer ett produktnummer. Tryck på Korrigera och lägg till koden för produkten.
   • skulle mängden för lager som saknar Valviras identifierare för verksamhetsställe lämnas oanmäld. Tryck på Ange verksamhetsställe-ID och spara identifieraren i lagrets inställningar.
3. Kontrollera Aktuella uppgifter. I tabellen visas Verksamhetsställe (lagrets Valviraidentifierare), Produktnummer, Tappad mängd i hela liter och Händelser.

Skicka till Allu

Tappningsanmälan lämnas per verksamhetsställe. När du trycker på Skapa elektronisk anmälan skapar BrewOS en egen anmälan för varje Valviraidentifierare. I kolumnen Verksamhetsställe i anmälningsförteckningen visas vilken identifierare anmälan gäller. Litrarna skickas med tre decimalers noggrannhet.

Skicka varje anmälan med knappen Skicka nu. Statusar, redigering och borttagning fungerar på samma sätt som för leveransanmälan.

Ladda ner som textfil laddar ned periodens uppgifter i Valviras textfilsformat (astiointiVVVVK.txt).

Redigera anmälan före sändning

Innehållet i en skapad anmälan kan redigeras före sändningen, till exempel om du vill ta bort eller rätta en enskild rad.

1. Tryck på Öppna i anmälningsförteckningen.
2. På sidan visas anmälans grunduppgifter (kundnummer, period och i tappningsanmälan tillståndsnummer) samt raderna.
3. Redigera radens fält. I leveransanmälan är de tillståndsnummer, identifieringskod, landskod, produktkod, litermängd och försäljningspris, och i tappningsanmälan produktkod och litermängd. Du kan ta bort en rad med knappen Ta bort.
4. Tryck på Spara ändringarna. I anmälningsförteckningen visas därefter när innehållet har redigerats.
5. Återvänd till anmälningssidan med knappen Stäng och skicka anmälan.

Redigeringen gäller endast den här sparade anmälan. Uppgifterna i BrewOS (skattekonto, lagerpartier) ändras inte, så en ny anmälan skapas återigen av de ursprungliga uppgifterna. Om felet finns i BrewOS uppgifter ska du hellre rätta det vid källan och skapa en ny anmälan.

Innehållet i en anmälan som har skickats eller slutat med fel kan visas (i leveransanmälan med knappen Visa innehållet), men det kan inte redigeras.

Palparapport

Rapporter > Palparapport sammanställer månadens leveranser i antal styck för anmälan till Palpas system. BrewOS skickar ingenting till Palpa, utan du registrerar själv siffrorna i Palpas tjänst.

1. Öppna Palpa-rapport. I förteckningen finns de 12 senaste månaderna med levererade leveranser och antalet leveranser för varje månad.
2. Öppna en månad genom att klicka på den.
3. Välj de kunder och produkter som ska rapporteras. Bland kunderna finns också raden Lageruttag, som innehåller månadens lageruttag. Med knapparna Ta bort alla och Välj alla kan du ta bort eller lägga till alla val på en gång, och med knapparna för förpackningstyp till exempel alla produkter med samma förpackningstyp.
4. Sammandragstabellen (Produkt, EAN, Stycken) uppdateras enligt valen. Registrera antalet styck i Palpas tjänst.

Markeringen av medlemskap i Palpa på sidan Inställningar > Myndigheter påverkar inte den här rapporten.