Dagliga rutiner i BrewOS

BrewOS fungerar bäst när uppgifterna registreras så nära som möjligt den tidpunkt då arbetet utförs. Syftet med den här guiden är att hjälpa dig att skapa en tydlig daglig rytm: vad som kontrolleras på morgonen, vad som registreras under arbetet och vad som säkerställs i slutet av dagen.

Du behöver inte följa guiden mekaniskt. Välj de punkter som passar din egen produktion och gör dem till en gemensam praxis i företaget.

Morgonens kontroller

Börja dagen med att öppna kontots sida hem. Dess Lägesbild visar med en blick de pågående leveranserna per status, brister i uppgifterna, myndighetsanmälningarnas annalkande tidsfrister och de kommande produktionsstegen.

Gå dessutom igenom åtminstone dessa:

• Uppgiftslistor: vilka uppgifter som har markerats för varje person den här veckan. Det finns ingen länk till uppgiftslistorna i huvudmenyn. Öppna dem genom att i webbläsarens adressfält lägga till /tyolistat efter kontonumret i kontots adress (till exempel https://brewos.fi/123/tyolistat, där 123 är ditt kontonummer). I det nya utseendet kommer du också dit med knappen Uppgiftslistor på en enskild arbetsorders sida. Produktionssatsens egna uppgifter finns på produktionssatsens flik Uppgifter.
• Pågående leveranser: om det finns beställningar som väntar på plockning eller på att markeras som levererade. Från lägesbildens leveransrutor kommer du direkt till leveranserna med respektive status. I det nya utseendets filter Väntar på plockning samlar knappen Skapa plocklista produkterna i de leveranser du väljer i en lista per produkt, som du kan skriva ut för lagret.
• Lagersaldon: om de färdiga produkterna räcker till dagens leveranser och om ingredienserna räcker till de planerade produktionerna.
• Fakturering: om det finns levererade men ofakturerade leveranser (filtret Ofakturerade på sidan leveranser i huvudmenyn) eller öppna kundfordringar som kräver åtgärder.

Om flera personer använder samma BrewOS-konto lönar det sig att göra morgonkontrollen alltid från samma vy och på samma sätt. Då syns avvikelser snabbt.

Under produktionen

Det viktigaste vid registrering av produktionen är att bevara händelsernas ordning:

1. Skapa eller starta produktionssatsen innan du börjar registrera händelser som hör till den.
2. Registrera mätningar och anteckningar för produktionssatsen när de uppstår.
3. Reservera och förbruka ingredienser enligt den faktiska användningen i produktionen.
4. Registrera tappningen först när den tappade mängden och förpackningsformen är säkra. När tappningen registreras i lagret förbrukas kontots licensliter.

Om någon uppgift ännu inte är säker ska du hellre använda en anteckning än en gissning. En uppskattning som måste rättas senare kan påverka rapporter, lagersaldon och kostnader.

Hantering av leveranser

I leveranserna lönar det sig att hålla isär tre saker:

• Beställningen anger vad som ska levereras till kunden.
• Plockningen registrerar från vilket lager och från vilka partier produkterna tas, och drar av dem från lagersaldot. Leveransen får statusen väntar på leverans.
• Markeringen som levererad skapar de skattehändelser som behövs och förbrukar kontots licensliter. Om licensen inte räcker kan leveransen inte markeras som levererad.

Markera inte leveransen som levererad innan produkterna verkligen har skickats till kunden. Markeringen som levererad påverkar rapporteringen, så den bör hållas till en så exakt tidpunkt som möjligt.

Dagens avslutning

I slutet av dagen lönar det sig att göra en kort kontroll:

• Har alla dagens produktions- och tappningshändelser registrerats?
• Har de plockade leveranserna antingen levererats eller tydligt lämnats att vänta?
• Har en anteckning eller lagerkorrigering gjorts om avvikelser, skador eller svinn?
• Har de levererade leveranserna fakturerats med leveransens knapp fakturera eller, om fakturan har gjorts på annat håll, markerats med Markera som fakturerad?
• Ser händelseloggen ut så att dagens viktigaste åtgärder går att spåra?

Även en kort avslutningsrutin minskar senare utredningar. Särskilt vid månadsskiftet underlättar små dagliga kontroller genomgången av myndighetsrapporterna.

En bra tumregel

Registrera i BrewOS det som du senare vill kunna bevisa eller utreda. Det gäller särskilt lagersaldon, tappningar, leveranser, kundreturer och händelser som påverkar myndighetsrapporterna.

Se också Lägesbild, Produktionssatser, Leveranser, Rapportering och Händelselogg.