Betalningar

Betalningar är kundernas betalningar mot fakturor som registrerats i BrewOS. Genom att bokföra betalningarna kan BrewOS visa det verkliga läget för kundfordringarna.

Manuell bokföring av betalningar är tillgänglig bara när kontots faktureringssystem är Maventa. När ProCountor, Netvisor och Fennoa används hämtar BrewOS betalningarna automatiskt från ekonomiförvaltningsprogrammet; se avsnittet Betalningar hämtade från ekonomiförvaltningen nedan. När Netbaron används, eller om inget faktureringssystem har valts, visas inte knapparna Bokför betalning eller flikarna Betalningar och Kundfordringar, och betalningarna följs upp i ekonomiförvaltningsprogrammet. Se Fakturering.

Innan du börjar

För en betalning väljs alltid ett betalningssätt, så kontot måste ha minst ett betalningssätt. Lägg till betalningssätt vid Inställningar > Betalningssätt (kräver ägarrollen). Typalternativen är Företagets eget bankkonto, Företagets kontantkassa och Fakturafactoringtjänst.

Bokföra en betalning på en enskild faktura

1. Öppna en godkänd faktura som har ett öppet belopp.
2. Tryck på Bokför betalning överst på fakturan. Knappen visas inte på en krediterad faktura eller på en faktura som har markerats som betald eller makulerad.
3. Överst i formuläret visas fakturans nummer, förfallodag, slutsumma och öppna belopp. Kontrollera uppgifterna i formuläret:
   • Bokföringsdag – som standard den innevarande dagen,
   • Belopp – som standard fakturans öppna belopp,
   • Betalningssätt.
4. Tryck på Bokför.

Betalningen allokeras till fakturan om beloppet är högst lika stort som fakturans öppna belopp. Ett mindre belopp bokförs som en delbetalning, och resten av beloppet förblir öppet på fakturan.

Observera: om du bokför ett större belopp på fakturan än dess öppna belopp allokeras betalningen inte alls till fakturan. Fakturan förblir öppen, och betalningen syns som oallokerad endast på fliken Betalningar i avsnittet Fakturering. Bokför alltså en överbetalning separat och inte i samma betalning som fakturan.

Samlad betalning för flera fakturor

En samlad betalning kan omfatta flera fakturor och även olika kunders fakturor. Den passar till exempel när ett finansbolag har köpt flera av dina fakturor och redovisar dem på en gång, eller när en kund betalar flera fakturor med en enda betalning.

1. Öppna fakturering > Betalningar och tryck på Bokför betalning.
2. Välj Fakturor att allokera i listan genom att klicka på dem. I listan visas alla fakturor som har ett öppet belopp. Ett nytt klick tar bort markeringen.
3. BrewOS fyller i de valda fakturornas sammanlagda belopp i fältet Belopp och den senast valda fakturans förfallodag i fältet Bokföringsdag. Rätta datumet vid behov.
4. Välj Betalningssätt och tryck på Bokför.

I en samlad betalning allokeras fakturans öppna belopp till varje vald faktura. Om en delbetalning redan har bokförts på fakturan allokeras endast den del som därefter är öppen.

Finansieringskostnader. Om det redovisade beloppet är mindre än fakturornas sammanlagda belopp (till exempel om finansbolaget har dragit av sina kostnader) bokförs skillnaden som betalningens kostnader, och fakturorna anses ändå vara helt betalda. Välj först fakturorna och ändra sedan det belopp som faktiskt erhållits i fältet Belopp; skillnaden visas i formuläret på raden Bokföringsdifferens (avdragen finansieringskostnad). När du väljer en faktura eller tar bort ett val återställs de valda fakturornas sammanlagda belopp i fältet Belopp.

Beloppet kan också rättas i efterhand: öppna den bokförda betalningen på fliken Betalningar och ändra fältet Betalning (€). Skillnaden flyttas till fältet Kostnader.

Granska och redigera bokförda betalningar

Alla bokförda betalningar visas på fliken fakturering > Betalningar: Datum, Kund (eller "flera fakturor" om betalningen gäller flera kunders fakturor), Betalningssätt, Betalt och Fakturor. Listan kan sorteras med kolumnrubrikerna.

När du klickar på en betalning öppnas dess uppgifter:

• Datum, Betalningssätt och Betalning (€) kan redigeras. Betalningens belopp kan vara högst det belopp som allokerats till fakturorna.
• Kostnader – skillnaden mellan det allokerade beloppet och betalningen. Om du minskar betalningens belopp flyttas skillnaden till kostnaderna, och allokeringarna till fakturorna förblir oförändrade.
• Att allokera – betalning och kostnader sammanlagt.
• Allokerade fakturor – de fakturor som betalningen har allokerats till och det belopp som allokerats till var och en.

Spara ändringarna med knappen Spara ändringarna.

Betalningens allokeringar till fakturor kan inte ändras i efterhand, och en bokförd betalning kan inte tas bort. Kontrollera därför de valda fakturorna innan du bokför.

Kundspecifika betalningar ser du också på fliken Betalningar på kundens sida, se Kundens fakturering. Kundernas öppna saldon ser du på fliken fakturering > Kundfordringar, se Fakturering.

Om en faktura har betalats eller avtalats så att det inte finns någon betalning att bokföra i BrewOS, markera den som betald eller makulerad på fakturans sida (⋯-menyn > Markera som betald / makulerad), se Fakturering.

Betalningar hämtade från ekonomiförvaltningen

När faktureringssystemet är ProCountor, Netvisor eller Fennoa hämtar BrewOS automatiskt betalningsuppgifterna för de fakturor som skickats dit:

• Betalningar som fakturan har fått bokförs i BrewOS som betalningar som allokeras till fakturan upp till fakturans öppna belopp; en överbetalning förblir oallokerad på betalningen. Betalningen bokförs på ett betalningssätt av typen Företagets eget bankkonto; om kontot inte har något sådant skapar BrewOS ett betalningssätt med namnet Pankkitili (bankkonto).
• Öppna fakturor kontrolleras med några timmars mellanrum, fakturor som förföll för över 90 dagar sedan en gång i veckan. Kontrollen upphör när fakturan i ekonomiförvaltningen har betalats, makulerats eller bokförts som kreditförlust.
• En faktura som i ekonomiförvaltningen kvitterats med en kreditnota eller manuellt markerats som betald visas som betald, även om ingen betalning uppstår av den.
• I fakturans rubrik visas fakturans betalningsstatus: Betald, Delvis betald, Öppen, Försenad, Makulerad, Kreditförlust, Inte hämtat ännu eller Följs inte upp. En faktura som har markerats för hand i BrewOS visas som Markerad som betald eller Makulerad.
• Betalningsuppgifterna hämtas för alla fakturor som skickats till ekonomiförvaltningen oberoende av deras ålder. Fakturor vars uppgifter ännu inte har hunnit hämtas visas med statusen Inte hämtat ännu, och de ingår inte i saldona på fliken Kundfordringar.
• Om ekonomiförvaltningen hindrar hämtningen av betalningsuppgifter – till exempel om resursen salespaymentlist.nv inte har tillåtits för BrewOS i Netvisor, eller om inloggningsuppgifterna inte längre duger – visas ett meddelande och en anvisning om hur det rättas på BrewOS startsida, på fliken Betalningar och i kundens fakturalista. Netvisors meddelande om salespaymentlist.nv innehåller en steg-för-steg-anvisning för att lägga till behörigheten, se även Netvisor. Meddelandet försvinner när hämtningen lyckas nästa gång.
• Om ekonomiförvaltningen uppger fakturornas status men hindrar hämtningen av betalningsuppgifter (till exempel om den ProCountoranvändare som skapade API-nyckeln saknar behörighet att se försäljningsfakturor eller om resursen salespaymentlist.nv inte har tillåtits i Netvisor) hämtar BrewOS ändå fakturornas status: en faktura som betalats i ekonomiförvaltningen visas som betald, men inga betalningar bokförs, och en delvis betald faktura visas som öppen. På startsidan visas en anvisning om hur behörigheterna rättas. När behörigheterna har rättats hämtas också betalningarna för redan betalda fakturor inom en vecka.
• Om du har bytt faktureringssystem hämtas betalningsuppgifterna för fakturor som skickats via det tidigare systemet fortfarande därifrån så länge det godkänner BrewOS inloggningsuppgifter. När det gamla systemet inte längre godkänner dem (till exempel om abonnemanget har upphört) upphör hämtningen av dess fakturor utan meddelande: fakturorna visas med statusen Följs inte upp, och de ingår inte i saldona på fliken Kundfordringar.
• Betalningar bokförs inte manuellt: knappen Bokför betalning visas inte, så att samma betalning inte bokförs två gånger. I stället för knappen står det på fliken Betalningar från vilket system betalningarna hämtas.

De hämtade betalningarna visas på fliken Betalningar i avsnittet Fakturering och på kundens flik Betalningar, och kundernas öppna saldon på fliken Kundfordringar i avsnittet Fakturering. I kundens fakturalista visas kolumnerna Betalningar och Öppet. Överst på fakturans sida visas fakturans betalningsstatus, öppet belopp och betalningar.