Maventa: e-fakturering
BrewOS är integrerat med Maventas e-faktureringstjänst. Via Maventa skickas fakturor som godkänts i BrewOS till kunderna som e-fakturor i formatet Finvoice 3.0. Maventakontot är avgiftsfritt för ditt företag, men för varje e-faktura som skickas från BrewOS debiteras 50 BrewOS-tjänstekrediter.
När Maventa används godkänns, numreras och krediteras fakturorna i BrewOS, och kundernas betalningar bokförs för hand i BrewOS som betalningar så att kundfordringarna hålls uppdaterade. Se jämförelsen i guiden Fakturering.
Den 1 oktober 2026 gick Maventa upp i varumärket Inexchange, och Maventa Oy:s officiella firmanamn är nu Inexchange Oy. Ändringen påverkar inte BrewOS Maventa-integration: ditt Maventakonto, din API-nyckel och företagets UUID fungerar som tidigare. Fakturor från Maventa betalas nu till Inexchange Oy.
Funktioner som stöds
BrewOS stöder att
- försäljningsfakturor och
- kreditnotor skickas via Maventa.
Du hittar också alla fakturor som skickats från BrewOS genom att logga in på ditt Maventakonto. Via Maventa kan du vid behov också få andra tjänster, till exempel reskontrabevakning eller indrivning via Visma Duetto.
Ibruktagande
- Öppna ett Maventakonto för ditt företag.
- Hämta API-nyckeln och ditt företags UUID-identifierare från ditt Maventakonto.
- Öppna Inställningar > Fakturering i BrewOS och välj Maventa-inställningar längst ned på sidan (kräver ägarrollen).
- Ange uppgifterna i fälten API-nyckel och Företagets UUID.
- Tryck på Spara ändringarna och ta i bruk Maventa. När du sparar blir Maventa genast kontots faktureringssystem och ersätter ett eventuellt tidigare system.
Kontrollera dessutom fakturanumret, betalningsvillkoret och kontonumret på sidan Inställningar > Fakturering, se Fakturering.
Kundens e-fakturaadress
En e-faktura kan bara skickas till en kund som har både en e-fakturaadress och en e-fakturaoperatör sparade. De sparas på kundens flik Hem. Knappen Hämta e-fakturaadress hämtar de adresser som hittas med kundens FO-nummer, se Kundens fakturering.
Spara e-fakturaadressen innan du godkänner fakturan. En godkänd faktura behåller kundens uppgifter sådana de var när den godkändes, och knappen Skicka e-faktura visas inte om adressen saknades då.
Om kunden inte har någon e-fakturaadress (till exempel utländska kunder) skickar du fakturan på annat sätt, till exempel som PDF-fil (Dokument > ladda ner PDF). BrewOS ber inte Maventa att skriva ut fakturan på papper. Om e-fakturaadressen eller operatören saknas i kundens uppgifter när fakturan skickas meddelar BrewOS Kunden har ingen e-fakturaadress – fakturan skickades inte till Maventa. Skriv ut fakturan eller skicka den manuellt (PDF). och debiterar inga tjänstekrediter.
För kunden kan du också välja inställningen e-fakturans format S-ryhmä om fakturorna går till S-gruppen (standard är Standard (Finvoice 3.0)). Inställningen visas på kundens sida bara när Maventa används. S-gruppen kräver att fakturan har inköpsordernummer, följesedelsnummer, leveransdag, betalningsvillkor, säljarens momsnummer samt den mottagande butikens leveransadress och butiksnummer; butiksnumret anges i leveransställets uppgifter. På fakturans sida visas varningen S-gruppens e-faktura saknar uppgifter om något av dessa saknas på fakturan.
Skicka en faktura
- Skapa en faktura och tryck på Godkänn, se Fakturering.
- Tryck på Skicka e-faktura på den godkända fakturans sida.
- BrewOS debiterar tjänstekrediterna och lägger fakturan i sändningskön (meddelandet Fakturan har lagts i sändningskön). Om det inte finns tillräckligt med krediter visas meddelandet BrewOS-kontot har inte tillräckligt med tjänstekrediter, och fakturan skickas inte.
- BrewOS skickar fakturorna i kön till Maventa med några minuters mellanrum.
Sändningens status syns på fakturans sida och i fakturalistorna:
- Väntar på att skickas – fakturan finns i BrewOS sändningskö,
- Skickad till ekonomiförvaltningen – Maventa har tagit emot fakturan,
- Skickad till kunden – Maventa har meddelat att fakturan har levererats,
- Fel: Överföringen av fakturan till ekonomiförvaltningen misslyckades. – sändningen eller leveransen misslyckades.
När fakturan en gång har skickats försvinner knappen Skicka e-faktura. Om sändningen misslyckas tar du reda på orsaken i ditt Maventakonto och skickar fakturan på nytt med knappen Skicka e-fakturan igen på fakturans sida. En ny sändning debiterar tjänstekrediterna på nytt.
En kreditnota skickas på samma sätt: godkänn kreditnotautkastet och tryck på Skicka e-faktura.
Bankförbindelse
Om du skickar e-fakturor till kunder som använder en bank som e-fakturaoperatör ska du öppna en bankförbindelse i inställningarna för ditt Maventakonto.
Det är avgiftsfritt att öppna bankförbindelsen och det tar ungefär en vecka.
För att öppna bankförbindelsen ska du underteckna ett elektroniskt dokument. Med det befullmäktigar du Inexchange Oy (tidigare Maventa Oy) att öppna bankförbindelsen för din räkning för att skicka och ta emot elektroniska fakturor, och du försäkrar att du har rätt att företräda ditt företag i dessa ärenden. Du behöver inte ha namnteckningsrätt i ditt företag. Undertecknandet kräver stark autentisering med personliga bankkoder eller mobilcertifikat.