Kunder

Kunder är företag eller andra organisationer som köper dina produkter. Kunderna hittar du under kunder i huvudmenyn. För utländska kunder finns en egen anvisning: Exportkunder.

I kundlistan kan du söka kunder med vilken kunduppgift som helst, filtrera listan enligt kundgrupp och sortera den enligt nyaste eller namn. Efter en exportkunds namn visas destinationslandet och efter en kund med försäljningsförbud markeringen Försäljningsförbud. Via listans ⋯-meny får du kundregistret som en Excel-fil (ladda ner kunduppgifter som Excel) och kommer till Valviras register över tillståndshavare (bläddra i alkoholtillståndsregistret).

Skapa en ny kund

1. Tryck på skapa ny kund i kundlistan.
2. Skriv kundens Namn. Medan du skriver föreslår BrewOS tillståndshavare som finns i Valviras tillståndsregister. Om du väljer ett förslag fylls namnet, FO-numret och adressen i.
3. Om du anger FO-nummer hämtar BrewOS företagets namn och postadress från FODS (YTJ). Om inga uppgifter hittas meddelar formuläret det. Orsaken kan vara en tillfällig störning i YTJ, eller så kan företaget vara ett personbolag vars uppgifter YTJ-gränssnittet inte lämnar ut.
4. Komplettera E-postadress och Postadress vid behov.
5. Tryck på Lägg till kund.

Formuläret kontrollerar FO-numret också i Valviras tillståndsregister. Om inget gällande alkoholtillstånd hittas med FO-numret varnar formuläret för att kunden inte har något alkoholtillstånd eller att tillståndet inte gäller. Varningen hindrar inte att kunden skapas, eftersom du kan sälja också annat än alkoholdrycker till kunden. Kontrollera tillståndsläget innan du säljer alkoholdrycker till kunden.

En kund kan också skapas från Valviras register över tillståndshavare: välj bläddra i alkoholtillståndsregistret i kundlistans ⋯-meny, sök tillståndshavaren och tryck på Skapa kund på raden. Formuläret för en ny kund öppnas med namnet och FO-numret ifyllda. Kontrollera uppgifterna och tryck på Lägg till kund.

Kundens uppgifter

Överst på kundens flik Hem visas Kundnummer, dvs. den identifierare som BrewOS har gett. Om kunden har förts över till faktureringssystemet visas också dess identifierare här. På fliken kan du redigera följande uppgifter och spara dem med knappen Spara ändringarna:

• Namn
• FO-nummer: formuläret kontrollerar nummerformatet och varnar om det redan finns en kund med samma FO-nummer.
• Kundgrupp (se nedan)
• Kundansvarig: den användare på ditt konto som ansvarar för kunden.
• Kontaktperson och Kontaktpers. tfn. Formuläret varnar för ett felaktigt telefonnummer.
• E-post: formuläret varnar för en felaktig eller icke fungerande adress.
• Postadress: C/O, gatuadress, postnummer och postanstalt
• E-fakturaadress och operatör. Med knappen Hämta e-fakturaadress hämtar BrewOS de e-fakturaadresser som hittas med kundens FO-nummer. Om du klickar på en adress kopieras den till kundens uppgifter.
• Dokumentspråk: det språk på vilket kundens faktura, leveransdokument och andra dokument som skickas till kunden skrivs ut.
• E-fakturans format (bara för konton som använder fakturering via Maventa): Standard (Finvoice 3.0) eller S-gruppen. På S-gruppens fakturor är leveransplatsens butiksnummer obligatoriskt.
• Anteckningar: interna anteckningar som inte visas för kunden.

Inget alkoholtillståndsnummer sparas för kunden. Tillståndsnumret är alltid en uppgift för leveransplatsen (se nedan).

Kundens sida har flikarna Hem, Leveransplatser, Avtalsprislista, Leveranser och Fakturering. Fliken Betalningar visas om kontots faktureringssystem är Maventa, ProCountor, Netvisor eller Fennoa (se Fakturering av kunden). Med sidans knappar kan du skapa ny leverans eller ny faktura för kunden. En kundretur bokför du med kundretur i ⋯-menyn, se Kundretur.

På fliken Avtalsprislista anges kundens avtalspriser och Permanent rabatt, som beaktas i alla kundens beställningar om ingen beställnings- eller radspecifik rabatt har angetts. Se Prissättning. Från fliken kan du också ladda ner en försäljningskatalog med kundens avtalspriser (Ladda ner försäljningskatalog), se Försäljningskatalog.

Ta bort kund tar bort kunden ur kundregistret efter en bekräftelse. Kundens tidigare leveranser och fakturor finns kvar i systemet.

Försäljningsförbud

En kund kan få försäljningsförbud till exempel på grund av obetalda fakturor. Inga nya leveranser kan skapas för en kund med försäljningsförbud: knappen ny leverans är inte i bruk, och kunden kan inte logga in i webbutiken eller beställa därifrån. Redan skapade leveranser och fakturor förblir oförändrade, och en faktura kan fortfarande göras för kunden.

1. Tryck på sätt försäljningsförbud på kundens flik Hem.
2. Skriv vid behov en Orsak. Orsaken visas på kundens sidor och när någon försöker skapa en leverans för kunden.
3. Tryck på Sätt försäljningsförbud.

Försäljningsförbudet visas med startdatum överst på kundens sidor, i kundlistan och i kundens leveranser som inte har levererats. Kontrollera då om en leverans som skapades före förbudet ska levereras.

Orsaken kan ändras med knappen ändra orsak till försäljningsförbud, och förbudet hävs med knappen Häv försäljningsförbud. Försäljningsförbud kan inte sättas eller hävas med rollen försäljningsanvändare. Att förbudet sätts, ändras och hävs sparas i händelseloggen.

Kreditupplysningar

På en inhemsk kunds sida finns knappen Kontrollera kreditupplysningar. Kreditupplysningarna hämtas med kundens FO-nummer, och de levereras av Bisnode Finland Oy. Kontrollen debiteras från ditt kontos tjänstekrediter: på sidan visas avgiften och det nuvarande saldot före kontrollen. Tryck på Gör kreditupplysning. Tidigare hämtade uppgifter visas på sidan med hämtningsdatum.

Leveransplatser

För leveranser måste kunden ha minst en leveransplats. Samma leveransplats uppgifter kan användas i flera leveranser. En leveransplats har följande uppgifter:

• Leveransplats, dvs. namnet
• Leveransplatsens alkoholtillståndsnr: det mottagande verksamhetsställets alkoholtillståndsnummer hos Valvira. Numret används i de leveransuppgifter som anmäls till Valvira och Skatteförvaltningen. För inhemska leveransplatser är tillståndsnumret obligatoriskt.
• Skatteupplagsnr, om mottagaren är godkänd upplagshavare för ett skatteupplag
• Leveransplatsens standardreferens, som läggs till i leveransdokumenten och på fakturorna som kundens referens
• Butiksnummer: en butikskedjas fasta identifierare för verksamhetsstället, som behövs t.ex. på S-gruppens e-fakturor
• Adress: gatuadress, postnummer och postanstalt
• Tilläggsinstruktioner för chauffören, som en portkod eller mottagarens telefonnummer

En exportkunds leveransplats får bara namn, adress (också adressrad 2) och land, se Exportkunder.

På fliken Leveransplatser ser du kundens leveransplatser, de senast använda först: namnet och tilläggsinstruktionerna, tillståndsnumret, adressen, skatteupplagets nummer och datumet för den senaste leveransen. Bredvid tillståndsnumret finns en markering om alkoholtillståndet har upphört (Giltigheten har upphört) eller ännu inte gäller (Giltigheten har inte börjat). Om du klickar på en leveransplats i listan börjar du en ny leverans till den platsen.

En ny leveransplats kan skapas med knappen Skapa ny leveransplats. Om verksamhetsställen hittas i Valviras tillståndsregister med kundens FO-nummer kan du välja bland dem med knappen Hämta från Valviras uppgifter, och då fylls namnet, tillståndsnumret och adressen i. Annars kan du kopiera kundens namn och adress till fälten med länkarna Använd kundens namn och Använd kundens adress. Spara med knappen Skapa leveransplats.

Leveransplatsen matas oftast in direkt i formuläret för en ny leverans: formuläret förifylls med kundens föregående leveransplats, och du kan ändra uppgifterna innan leveransen skapas (se Leveranser).

Leveransplatser redigeras inte i efterhand. Om du ändrar leveransplatsens uppgifter i formuläret för en ny leverans eller med leveransens länk redigera, skapar BrewOS en ny leveransplats av de ändrade uppgifterna, även om ändringen bara gäller till exempel adressen eller tilläggsinstruktionerna. På så sätt förblir varje leverans exakta leveransplats oförändrad i systemet.

Webbutikens lösenord: Om kontot har en webbutik (Inställningar > Webbutiker) har listan Leveransplatser kolumnen Webbutik. Kunden loggar in i webbutiken med leveransplatsens alkoholtillståndsnummer och ett lösenord. Tryck på Skapa lösenord på leveransplatsens rad och sedan på Skapa lösenord för webbutiken. Lösenordet kan skapas när leveransplatsens tillstånd finns i Valviras tillståndsregister med kundens FO-nummer, gäller och är ett serverings-, detaljhandels- eller partihandelstillstånd. Lösenordet visas bara en gång, så ge tillståndsnumret och lösenordet till kunden genast. Ett lösenord i bruk kan ersättas med ett nytt (Skapa nytt lösenord) eller inaktiveras (Inaktivera lösenordet). Lösenordet fungerar i alla kontots webbutiker.

Kundgrupper

Med kundgrupper kan du gruppera kunderna, t.ex. serveringsställen och detaljhandelsbutiker. Grupperna definieras under Inställningar > Kundgrupper:

1. Skriv den nya gruppens namn under Skapa ny grupp och tryck på Lägg till kundgrupp.
2. Om du klickar på en grupp kan du ändra dess namn och Betalningsvillkor. Tomma betalningsvillkor innebär att kontots allmänna betalningsvillkor används.

I grupplistan visas antalet kunder i varje grupp. Om du klickar på antalet öppnas listan över gruppens kunder. Knappen Ta bort i slutet av raden tar bort gruppen genast utan separat bekräftelse. Gruppens kunder blir utan grupp, och gruppens kundgruppspriser tas bort.

En kund kopplas till en grupp med valet Kundgrupp på kundens flik Hem. För gruppen kan du ange kundgruppspriser, se Prissättning. Kundgruppen visas också i kundens leveranser.

AI-assistent

Kunder, leveransplatser och kundgrupper kan också administreras via AI-assistenten. Med assistenten kan du till exempel söka i Valviras register över tillståndshavare och skapa en kund utifrån uppgifterna om en tillståndshavare som hittas där, eller ge en kund försäljningsförbud. När assistenten skapar en inhemsk kund ger den samma tillståndsvarning som formuläret för en ny kund.