Konton och användare

Konto- och användarsystemet i BrewOS bygger på två begrepp:

• Ett konto är en organisation, till exempel ett bryggeribolag, som använder tjänsten BrewOS. Nästan all information i systemet hör till exakt ett konto: till exempel är ett recept eller en produkt alltid ett visst kontos recept eller produkt. Användningsavgifterna är kontospecifika.
• En användare är en person som använder tjänsten. BrewOS identifierar användaren utifrån e-postadressen, så två användare kan inte ha samma e-postadress.

Samma användare kan höra till flera konton och kan ha en annan roll och ett annat namn på varje konto. Du byter mellan konton med länken konton i det övre fältet, se Mina inloggningsuppgifter.

Inloggning

Du loggar in i tjänsten med e-postadress och lösenord. Om du inte har något lösenord eller har glömt det använder du återställningen av lösenordet: en inloggningslänk som gäller i 24 timmar och fungerar en gång skickas till din e-post. När du har loggat in med länken kan du ange ett nytt lösenord på sidan Mina inloggningsuppgifter.

Du kan också skydda dina inloggningsuppgifter med tvåfaktorsautentisering. BrewOS stöder en tidsbaserad engångskod (TOTP) som fungerar med smarttelefon, som du kan ta i bruk avgiftsfritt.

Roller

Varje användare på kontot har en av fyra roller:

• Ägare kommer åt alla kontots uppgifter och funktioner, även menyn inställningar. Endast ägaren kan administrera användare, köpa licenser, administrera webbutiker och använda exporten av uppgifter.
• Basanvändare kan använda alla kontots funktioner utom inställningarna. Menyn Inställningar visas inte för en basanvändare. Sina egna AI-agentanslutningar kan hen ändå administrera.
• Försäljningsanvändare är avsedd för personer vars arbete endast gäller försäljning. Hen kommer endast åt katalogen, kunderna och leveranserna (samt leveransernas dokument), och när hen kommer till kontot hamnar hen i försäljningskatalogen. På kundens sidor ser hen också kundens fakturor och betalningar. Dessutom kan hen administrera sina egna AI-agentanslutningar. Andra sidor, som produktion, lager, fakturering, rapporter, filer och händelseloggen, öppnas inte för hen ens med en direkt adress.
• Läsare ser samma sidor som en basanvändare men kan inte ändra något. Formulär som sparar och raderingar gör ingenting, och sidan visar meddelandet Som läsare kan du inte spara ändringar. Även hens AI-agentanslutningar är skrivskyddade: agenten ser bara läsverktygen. Rollen passar till exempel en redovisningsbyrå eller besökare på ett demokonto.

I BrewOS finns inga andra, mer detaljerat avgränsade behörigheter (till exempel behörigheter per avsnitt).

Administration av användare

Användarna administreras på sidan Inställningar > Användare, som endast ägaren har tillgång till. På sidan visas kontots personer, deras e-postadresser och roller. För en person utan e-postadress visas ett streck i stället för adressen.

Den användare som skapade kontot är automatiskt kontots ägare.

Lägga till en användare

1. Öppna Inställningar > Användare och tryck på knappen skapa ny användare bredvid rubriken.
2. Ange personens Namn. Namnet visas för det här kontots övriga användare, till exempel i händelseloggen.
3. Välj Roll: Basanvändare, Försäljningsanvändare, Läsare eller Ägare.
4. Ange E-postadress om personen ska kunna logga in i tjänsten.
5. Tryck på Lägg till användare.

Vad som händer härnäst beror på e-postadressen:

• Ny adress: BrewOS skickar en inbjudan med en inloggningslänk till personen. Länken gäller i 24 timmar och fungerar en gång. När personen har loggat in anger hen ett lösenord för sig själv. Om länken hinner gå ut kan personen begära en ny länk via återställningen av lösenordet.
• En adress som redan har BrewOS-inloggningsuppgifter (till exempel om personen använder BrewOS på ett annat företags konto): personen läggs till på kontot och får ett meddelande. Hen hittar kontot genom att logga in och öppna listan konton. Ingen inloggningslänk skickas, utan hen loggar in med sitt nuvarande lösenord.
• Ingen adress: personen kan inte logga in i tjänsten, men hen kan hanteras som arbetstagare, till exempel på uppgiftslistor och i lönekostnader.

Du kan inte lägga till dig själv.

Ändra roll eller namn

Byt en persons roll i användarlistan: välj den nya rollen i kolumnen Roll och tryck på Byt. Ändringen gäller genast och registreras i händelseloggen. En ägare kan också byta roll med en AI-agent (MCP-verktyget set_account_user_role).

Din egen roll kan du inte ändra: på din egen rad visas rollen utan val. Om du vill avstå från ägarrollen ber du en annan ägare att göra ändringen. Kontot måste alltid ha minst en ägare, så kontots enda ägare kan inte få en annan roll.

Namnet ändrar du genom att lägga till personen på nytt med samma e-postadress: den nya rollen och det nya namnet ersätter de gamla, och ingen ny inbjudan skickas till personen.

För en person som inte har någon e-postadress kan en adress inte läggas till i efterhand: lägg vid behov till hen som en ny användare med e-postadress.

Ta bort en användare

Tryck på knappen × (ta bort) i slutet av personens rad. Borttagningen görs genast, utan att bekräftelse begärs.

• Borttagningen är omedelbar och slutgiltig: personens tillgång till kontot upphör genast, och alla applikationsåtkomster som hen har beviljat för det här kontot slutar fungera.
• Personens tillgång till andra konton och hens BrewOS-inloggningsuppgifter finns kvar.
• En borttagen person visas inte längre i användarlistan eller på uppgiftslistorna. Hens tidigare händelser finns kvar i händelseloggen, men som utförare visas Borttagen användare.
• Du kan inte ta bort dig själv: på din egen rad finns ingen knapp för borttagning.

Om du vill återställa tillgången lägger du till personen på nytt.

Lönekostnader

BrewOS kan använda personernas timkostnader i produktionens kostnadsberäkning.

1. Öppna Inställningar > Användare och tryck på knappen kostnader på personens rad.
2. Ange Giltighet: startdatum och vid behov sista giltighetsdag (lämna tomt om kostnaden gäller tills vidare).
3. Ange Kostnad i euro per timme och tryck på Lägg till lönekostnad.

Ange kostnaden som en total timkostnad som inkluderar semesterlöner med semesterpenning och arbetsgivarens bikostnader. Lön för sjukdomstid beaktas inte. Kostnaden måste vara minst 1 euro per timme.

En ny kostnad ersätter tidigare kostnader för överlappande perioder: en tidigare kostnad förkortas eller delas i två, och en kostnad som helt ryms inom den nya perioden tas bort. Den kostnad som gäller i dag visas i fetstil i listan och är märkt Giltig till. En felaktig kostnad kan tas bort med radens knapp ×; för den borttagna perioden beräknas därefter ingen arbetskraftskostnad.

Lönekostnaderna visas endast för ägare, liksom de övriga inställningarna.