ProCountor-integration

Om du använder ProCountor för ditt företags ekonomiförvaltning kan du överföra försäljningsfakturor som upprättats i BrewOS direkt till ProCountor. Integrationen är avgiftsfri från BrewOS sida, men ProCountor debiterar för maskinell mottagning av material enligt sin egen prislista.

När ProCountor används numrerar ProCountor fakturorna, och godkännandet av fakturan, sändningen till kunden, krediteringar och bokföringen av betalningar görs i ProCountor. I BrewOS finns då varken knappen Godkänn eller Kreditera. BrewOS hämtar fakturornas betalningsuppgifter automatiskt från ProCountor, se Betalningar. Se jämförelsen i guiden Fakturering.

Ibruktagande

API-nyckeln skapas i ProCountor under API-avaimet i användarmenyn i det övre högra hörnet:

1. Välj API-avaimet i ProCountors användarmeny.
2. Välj Uusi API-avain, så öppnas formuläret Luo uusi API-avain. Ange brewosClient som klientprogrammets identifierare. ProCountor skapar en API-nyckel, som är en lång serie bokstäver och siffror.
3. Öppna Inställningar > Fakturering i BrewOS och välj Procountor-inställningar längst ned på sidan (kräver ägarrollen).
4. Klistra in API-nyckeln i fältet API-nyckel.
5. Tryck på Spara ändringarna och ta i bruk ProCountor. När du sparar blir ProCountor genast kontots faktureringssystem och ersätter ett eventuellt tidigare system.

Kontrollera därefter på sidan Inställningar > Fakturering:

• Moms i faktureringen – standardmomsstatus för fakturor som överförs till ProCountor: Inhemsk eller Inhemsk, kontantprincip; inom parentes visas den gällande allmänna momssatsen (25,5 %). När Procountor-inställningarna sparas återställs valet alltid till Inhemsk, så kontrollera alltid valet efter att du har sparat inställningarna.
• Betalningsvillkor och Kontonummer. Fältet Fakturanummer visas inte, eftersom ProCountor ger fakturanumren.

Överför en faktura till ProCountor

1. Skapa en faktura i BrewOS och slutför utkastet, se Fakturering.
2. Tryck på Skicka till ProCountor på fakturans sida.
3. BrewOS överför fakturan genast. När överföringen lyckas visas meddelandet Fakturan har skickats till ProCountor.

Vid överföringen

• söker BrewOS kunden i ProCountor med FO-numret. Om kunden inte hittas skapar BrewOS kunden i ProCountor. En kund som hittats eller skapats sparas för följande fakturor. Kunder importeras inte från ProCountor till BrewOS.
• skapas fakturan i ProCountor som en ofärdig faktura, och ProCountor ger den ett fakturanummer. BrewOS tar numret i bruk och låser fakturan; statusen är Skickad till ekonomiförvaltningen.
• om både e-fakturaadress och e-fakturaoperatör har sparats för kunden i BrewOS ställs fakturans sändningssätt i ProCountor in på e-faktura. Annars blir sändningssättet "skickas inte".

Kontrollera, godkänn och skicka fakturan till kunden i ProCountor. När fakturan inte längre är ofärdig i ProCountor ger BrewOS den statusen Skickad till kunden. BrewOS kontrollerar statusen med några minuters mellanrum.

Skicka fakturan till kunden från ProCountor, inte som PDF-fil från BrewOS: referensnumret för en faktura som överförts till ProCountor bildas på ett annat sätt än Betalningsreferensen i BrewOS PDF.

EU- och exportfakturor. ProCountors skattekoder är kontospecifika, så BrewOS överför också rader med nollskattesats med fakturans standardmomsstatus. Kontrollera skattebehandlingen av EU-gemenskapsförsäljning och exportfakturor i ProCountor innan du godkänner fakturan.

Hämtning av betalningsuppgifter

BrewOS hämtar status och betalningar för de fakturor som förts över till ProCountor och bokför betalningarna som betalningar på fakturorna, se Betalningar. Hämtningen görs med samma API-nyckel som överföringen av fakturor, så ProCountor-användaren som skapade API-nyckeln måste ha rätt att visa försäljningsfakturor. Om rätten saknas visas ett meddelande på BrewOS startsida, på fliken fakturering > Betalningar och i kundens fakturalista. Lägg till rätten för användaren i ProCountor; BrewOS hämtar de betalningar som saknas vid de följande hämtningarna.

Om meddelandet säger att ProCountor inte godkänner den API-nyckel som sparats i BrewOS, skapa en ny API-nyckel i ProCountor och spara den i ProCountor-inställningarna.

Flera kunder med samma FO-nummer

Om det finns flera kunder med samma FO-nummer i ProCountor avbryts överföringen och på fakturans sida visas valet I ProCountor hittades flera kunder med samma FO-nummer. Välj vart fakturan ska skickas:. Välj rätt kund och tryck på Skicka till vald kund. BrewOS kommer ihåg valet och frågar inte efter det på samma kunds följande fakturor.

Felsituationer

• Om överföringen misslyckas visas meddelandet Fel vid sändning till ProCountor: och den orsak som ProCountor uppgett på fakturans sida. Fakturan blir kvar i BrewOS som ett redigerbart utkast; rätta felet och tryck på Skicka till ProCountor på nytt.
• Om meddelandet är ProCountor-API-nyckel saknas sparar du API-nyckeln på nytt i ProCountorinställningarna.
• Om fakturan har blivit kvar i sändningskön (Väntar på att skickas) eller överföringen har misslyckats (Fel: Överföringen av fakturan till ekonomiförvaltningen misslyckades.) försöker BrewOS automatiskt överföra den på nytt varje minut, högst fem gånger. Knappen Återkalla från sändningskön tar bort fakturan från kön och återställer den till ett redigerbart utkast. Kontrollera i ProCountor innan du skickar på nytt att fakturan inte redan finns där.