Fennoa-integration

Om du använder Fennoa för ekonomiförvaltningen kan du föra över försäljningsfakturor som har upprättats i BrewOS till Fennoa. BrewOS exporterar fakturan till Fennoa som ett fakturautkast: fakturanumret, verifikatet och sändningen till kunden uppstår först när fakturan godkänns i Fennoa. Också krediteringar och bokföringen av betalningar görs i Fennoa, och BrewOS har då varken knappen Godkänn eller Kreditera. BrewOS hämtar fakturornas betalningsuppgifter från Fennoa automatiskt, se Betalningar. Se jämförelsen i anvisningen Fakturering.

Observera att Fennoa tar ut en månadsavgift för API-användaren enligt sin egen prislista.

Kom igång

1. Be huvudanvändaren för ditt Fennoa-konto – oftast bokföringsbyrån – att skapa en API-användare under Käyttäjät → Luo uusi API-käyttäjä (Användare → Skapa ny API-användare). Fennoa rekommenderar att användaren skapas i början av månaden.
2. API-användaren behöver åtminstone rättigheterna Myynti (Försäljning). Om du vill att BrewOS också ska uppdatera e-fakturaadresserna för kunder som redan finns i Fennoa behöver användaren dessutom rätt att redigera kunduppgifter; annars måste ändrade adresser korrigeras i Fennoa för hand.
3. Öppna Inställningar > Fakturering i BrewOS och välj Fennoa-inställningar längst ner på sidan (kräver rollen ägare).
4. Kopiera API-användarens användarnamn och nyckel till fälten API-användare och API-nyckel.
5. Tryck på Spara ändringarna och ta i bruk Fennoa. När du sparar blir Fennoa genast kontots faktureringssystem och ersätter ett eventuellt tidigare system.

Kundnummer. BrewOS skapar kunderna i Fennoa med ett kundnummer i formen BOS123, där numret är kundens BrewOS-ID. Om samma kunder redan finns i Fennoa med bokföringsbyråns egna nummer, kom överens om saken före ibruktagandet – annars uppstår dubbla kundkort för dem i Fennoa.

Fakturanumrering

När inloggningsuppgifterna har sparats visas avsnittet Fakturanumrering på sidan Fennoa-inställningar: Högsta fakturanummer som använts i BrewOS och Högsta fakturanummer som använts i Fennoa. Fennoas nummerserie känner inte till de nummer som redan har använts i BrewOS.

Om det står Nummerserierna överlappar på sidan kan numret som Fennoa ger sammanfalla med ett nummer som redan har använts i BrewOS. Fakturan förs då över till Fennoa normalt, men den kan inte godkännas i BrewOS. Be bokföringsbyrån flytta Fennoas fakturanummerserie så att den börjar från det nummer som föreslås på sidan eller ett större.

För över en faktura till Fennoa

1. Skapa fakturan i BrewOS och slutför utkastet, se Fakturering.
2. Tryck på Överför till Fennoa på fakturans sida.
3. BrewOS för över fakturan genast. När överföringen lyckas visas meddelandet Fakturan har överförts till Fennoa som utkast, och fakturans status är Skickad till ekonomiförvaltningen. Fakturan kan inte längre redigeras i BrewOS.
4. Kontrollera och godkänn fakturan i Fennoa.
5. När Fennoa har gett fakturan ett nummer hämtar BrewOS det, godkänner fakturan på sin egen sida och sätter den i statusen Skickad till kunden. BrewOS kontrollerar läget med några minuters mellanrum.

Vid överföringen förmedlar BrewOS kundens e-fakturaadress och operatörskod till kundkortet i Fennoa och anger e-faktura som fakturans leveranssätt. Om kundens adress eller operatör saknas i BrewOS, blir kunden kvar på Fennoas standardleveranssätt (pappersfaktura).

Fennoa godkänner bara en grund för momsfrihet per faktura. En faktura som har både gemenskapsintern försäljning inom EU och export utanför EU kan inte föras över.

Hämtning av betalningsuppgifter

BrewOS hämtar status och betalningar för de fakturor som förts över till Fennoa med API-användarens uppgifter och bokför betalningarna som betalningar på fakturorna, se Betalningar. Om Fennoa inte tillåter hämtningen visas ett meddelande på BrewOS startsida, på fliken fakturering > Betalningar och i kundens fakturalista. Kontrollera då API-användarens ID och nyckel samt att användaren har Myynti-rättigheter (försäljning) i Fennoa.

Felsituationer

• Om överföringen misslyckas visas meddelandet Fel vid sändning till Fennoa: och orsaken till felet på fakturans sida. Fakturan blir kvar i BrewOS som ett redigerbart utkast; rätta felet och tryck på Överför till Fennoa igen.
• Om Fennoa meddelar att leveransen av fakturan till kunden har misslyckats, blir fakturans status Fel: Överföringen av fakturan till ekonomiförvaltningen misslyckades. och Fennoas felmeddelande visas under fakturan. Åtgärda situationen i Fennoa.
• Knappen Återkalla från sändningskön gör en faktura som har förts över till Fennoa till ett redigerbart utkast igen. BrewOS kontrollerar först i Fennoa om fakturan fortfarande finns där: om den gör det vägrar BrewOS, så att det inte uppstår ett andra exemplar av fakturan i Fennoa. Om du vill korrigera eller annullera en faktura som redan har förts över, ta först bort fakturautkastet i Fennoa och tryck sedan på Återkalla från sändningskön.
• En faktura som har förts över till Fennoa kan inte annulleras i BrewOS, så knappen Avbryt visas inte längre: en annullering i BrewOS skulle inte ta bort fakturan från Fennoa.