Filer

Du kan spara filer i BrewOS som en del av kontots uppgifter, till exempel avtal, intyg, produktbilder eller dokument för köpta produkter. Filtypen är inte begränsad, eftersom BrewOS inte behandlar filernas innehåll utan endast förvarar dem.

Kontots filer finns under filer i huvudmenyn (inte för försäljningsanvändare). På sidan visas kontots 30 senaste filer i ett rutnät. I varje ruta finns en förhandsvisningsbild, filens ursprungliga namn och det namn som filen har fått, eller den produkt eller lagerpost som filen hör till. JPEG-, PNG- och GIF-bilder visas som en förminskad bild, PDF-, Word-, Excel- och PowerPoint-filer som en ikon för filtypen och övriga filer som en allmän ikon. Företagets logotyp visas inte i fillistan; den byts på sidan Inställningar > Företagsuppgifter.

En fil och dess versioner

Varje fil i BrewOS kan innehålla flera versioner. När du till exempel uppdaterar en produktbroschyr sparar du en ny version under den gamla filen, så att samma fil finns kvar och de gamla versionerna sparas.

Spara en ny fil

1. Öppna filer.
2. Välj en fil (Välj fil) vid Skapa ny fil längst ned på sidan och tryck på Ladda upp.
3. BrewOS öppnar filens sida. Ge filen ett Namn (filens interna namn) och en Beskrivning (användningsändamål) och tryck på Spara ändringarna.

Namnet måste vara unikt inom kontot, och ett namn kan inte användas på nytt ens efter att filen som hade det har tagits bort. Om ändringarna inte sparas ska du kontrollera att samma namn inte redan har använts.

Spara en ny version

1. Öppna filens sida genom att klicka på filen i listan.
2. Välj en fil vid Spara ny version och tryck på Ladda upp.

I listan Versioner visas varje versions miniatyr, ursprungliga filnamn, typ, storlek och tidpunkt för sparande, den senaste först (högst de 20 senaste versionerna). Rutan i fillistan visar alltid den senaste versionen.

Filer kopplade till produkter och lagerposter

Filer sparas också på andra ställen i BrewOS, och de visas också i fillistan:

• Produkternas marknadsföringsmaterial sparas från produktens sida. På sidan för en sådan fil visas de Produkter som kopplats till den, och filen får inget separat namn.
• Dokument för produkter som registrerats i lagret för färdiga produkter (till exempel produktdokument för köpta produkter) kopplas i samband med lagerposten. På filens sida visas en länk till posten i fråga i Lager för färdiga produkter.

Filernas offentliga adresser

När du klickar på en version i listan Versioner öppnas filen från en offentlig adress. Vem som helst som har den här adressen kan öppna filen utan att logga in. Adressen är svår att gissa, men om du delar den (till exempel per e-post) delar du samtidigt åtkomsten till filen.

Till exempel ges den offentliga adressen till produktens standardbild för försäljningskatalogen också till applikationer som anslutits via AI-gränssnittet och via webbutiks-API:t till webbutiker. Spara därför inte känsliga filer i BrewOS vars adress inte får hamna hos utomstående.

Ta bort en fil

Öppna menyn ⋯ bredvid rubriken på filens sida och välj Ta bort fil. Borttagningen görs genast, utan att bekräftelse begärs. Filen försvinner från fillistan och dess offentliga adresser slutar fungera.

Borttagningen gäller filen med alla dess versioner. En enskild version kan inte tas bort. En borttagen fil kan inte återställas via användargränssnittet.

Ändringar av filer registreras i kontots händelselogg.