Tiedostot

BrewOS:iin voi tallentaa tiedostoja osaksi tilin tietoja, esimerkiksi sopimuksia, todistuksia, tuotekuvia tai ostettujen tuotteiden asiakirjoja. Tiedostotyyppiä ei ole rajattu, sillä BrewOS ei käsittele tiedostojen sisältöä, vaan ainoastaan säilyttää ne.

Tilin tiedostot löytyvät päävalikon kohdasta tiedostot (ei myyntikäyttäjille). Sivulla näkyvät tilin 30 uusinta tiedostoa ruudukkona. Jokaisessa ruudussa on esikatselukuva, tiedoston alkuperäinen nimi sekä tiedostolle annettu nimi tai tuote tai varastokirjaus, johon tiedosto liittyy. JPEG-, PNG- ja GIF-kuvista näytetään pienennetty kuva, PDF-, Word-, Excel- ja PowerPoint-tiedostoista tiedostotyypin kuvake ja muista tiedostoista yleinen kuvake. Yrityksen logo ei näy tiedostolistassa; se vaihdetaan sivulla Asetukset > Yritystiedot.

Tiedosto ja sen versiot

Jokainen BrewOS:n tiedosto voi sisältää useita versioita. Kun päivität esimerkiksi tuote-esitteen, tallenna uusi versio vanhan tiedoston alle, niin sama tiedosto säilyy ja vanhat versiot jäävät talteen.

Uuden tiedoston tallentaminen

1. Avaa tiedostot.
2. Valitse sivun alalaidan kohdassa Luo uusi tiedosto tiedosto (Valitse tiedosto) ja paina Lähetä.
3. BrewOS avaa tiedoston sivun. Anna tiedostolle Nimi (tiedoston sisäinen nimi) ja Kuvaus (käyttötarkoitus) ja paina Tallenna muutokset.

Nimen täytyy olla tilin sisällä yksilöllinen, eikä nimeä voi käyttää uudelleen edes poistetun tiedoston jälkeen. Jos muutokset eivät tallennu, tarkista, ettei samaa nimeä ole jo käytetty.

Uuden version tallentaminen

1. Avaa tiedoston sivu napsauttamalla tiedostoa listassa.
2. Valitse tiedosto kohdassa Tallenna uusi versio ja paina Lähetä.

Versiot-listassa näkyy jokaisen version pienoiskuva, alkuperäinen tiedostonimi, tyyppi, koko ja tallennusaika, uusin ensin (enintään 20 uusinta versiota). Tiedostolistan ruudussa näkyy aina uusin versio.

Tuotteisiin ja varastokirjauksiin liitetyt tiedostot

Tiedostoja tallennetaan myös muualla BrewOS:issa, ja ne näkyvät myös tiedostolistassa:

• Tuotteiden markkinointimateriaalit tallennetaan tuotteen sivulta. Tällaisen tiedoston sivulla näkyvät siihen liitetyt Tuotteet, eikä tiedostolle anneta erillistä nimeä.
• Valmistevarastoon kirjattujen tuotteiden asiakirjat (esimerkiksi ostettujen tuotteiden tuoteasiakirjat) liitetään varastokirjauksen yhteydessä. Tiedoston sivulla näkyy linkki kyseiseen Valmistevarasto-kirjaukseen.

Tiedostojen julkiset osoitteet

Kun napsautat versiota Versiot-listassa, tiedosto avautuu julkisesta osoitteesta. Kuka tahansa, jolla on tämä osoite, voi avata tiedoston ilman kirjautumista. Osoite on vaikea arvata, mutta jos jaat sen (esimerkiksi sähköpostissa), jaat samalla pääsyn tiedostoon.

Esimerkiksi tuotteen myyntikatalogin oletuskuvan julkinen osoite annetaan myös tekoälyrajapinnan kautta yhdistetyille sovelluksille ja verkkokauppa-API:n kautta verkkokaupoille. Älä siksi tallenna BrewOS:iin arkaluonteisia tiedostoja, joiden osoite ei saa päätyä ulkopuolisille.

Tiedoston poistaminen

Avaa tiedoston sivulla otsikon vieressä oleva ⋯-valikko ja valitse Poista tiedosto. Poisto tehdään heti, eikä siitä kysytä vahvistusta. Tiedosto poistuu tiedostolistasta ja sen julkiset osoitteet lakkaavat toimimasta.

Poisto koskee tiedostoa kaikkine versioineen. Yksittäistä versiota ei voi poistaa. Poistettua tiedostoa ei voi palauttaa käyttöliittymän kautta.

Tiedostoihin tehdyt muutokset kirjautuvat tilin tapahtumalogiin.